Laskujen käsittely on sarja menettelyjä laskujen käsittelyyn varmistaakseen, että ne maksetaan ajallaan. Yksittäisillä yrityksillä on yleensä omat käsittelyjärjestelmät, joihin kuuluu kirjanpitäjiä sekä esimiehiä ja muuta henkilöstöä. Saatavilla on laskujen käsittelyä helpottava ohjelmisto, joka tehostaa prosessia, helpottaa tietueiden paikantamista ja tarjoaa nopean pääsyn nykyisiin maksamattomiin laskuihin.
Prosessi alkaa laskun toimittamisesta faksilla, sähköpostilla, postitse tai muulla järjestelmällä. Tilitoimiston jäsenen on avattava ja tarkistettava lasku päättääkseen, miten edetä. Siinä voi olla ostotilausnumero, joka osoittaa, että ostotilauksesta vastaavan henkilön on vahvistettava se. Tämä voi sisältää laskun tarkistamisen suhteessa vastaanotettuihin tuotteisiin ja sen varmistamisen, että henkilö on hyväksynyt ostoksen. Jos ostotilausnumeroa ei ole, kirjanpitäjän on tutkittava asiakirja selvittääkseen, millaisesta tuotteesta tai palvelusta keskustellaan.
Sähköisissä laskujenkäsittelyjärjestelmissä ihmiset voivat tallentaa laskutiedot, mukaan lukien alkuperäisen toimittajan, tiedot, eräpäivän ja niin edelleen, luodakseen seurattavan tietokantamerkinnän. Kirjanpitäjät voivat pyytää luetteloita odottavista laskuista, jotka on lajiteltu eräpäivän ja muiden parametrien mukaan. Kun kirjanpitäjä on hyväksynyt maksun, varat voidaan lähettää sekillä, sähköisellä varojen siirrolla ja muilla tavoilla käyttämällä toimittajan tietoja. Jos myyjä on uusi, kirjanpito -osaston on ehkä otettava yhteyttä tietojen keräämiseen, jos laskutustiedot eivät ole täydelliset.
Yritykset kirjaavat maksunsa sekillä tai vahvistusnumerolla riippuen varojen lähettämistavasta ja luovat tietueen, joka osoittaa, milloin ja miten he suorittivat maksun. Kun rahat on lähetetty, kirjanpito -osasto voi huomata, että lasku on maksettu, ja siirtää sen pois pääkirjojensa ostovelat -sarakkeesta. Jos maksuista syntyy erimielisyyksiä, nämä tietueet ovat tarkastettavissa, jotta voidaan selvittää, missä maksu meni harhaan ja miten ongelma ratkaistaan.
Laskujen käsittelyvaiheiden määrä voi vaihdella yrityksen ja käyttämien järjestelmien mukaan. Vikasuojat on sisäänrakennettu välttämään ongelmia, kuten kaksinkertaisia maksuja, luvatonta ostamista tai laskun maksamatta jättämistä annetuissa ehdoissa. Pienyrityksessä yksi henkilö voi olla vastuussa näistä maksuista, kun taas suuremmilla yrityksillä voi olla kokonainen ostovelko -osasto, joka vastaa kaikkien laskujen käsittelystä jokaiselle myyjälle palveluntarjoajista alihankkijoihin, joita yritys käyttää tietyissä hankkeissa.