Lehdistösihteeri on suhdetoiminnan ammattilainen. Medialla voi olla tärkeä rooli ja sillä voi olla suuri vaikutus tiettyihin virastoihin ja yrityksiin, erityisesti hallitukseen liittyviin. Tästä syystä tällaista ammattilaista tarvitaan auttamaan organisaatiota ylläpitämään positiivista ja johdonmukaista julkista kuvaa ja ohjaamaan organisaatiota, jotta se voi tehokkaasti käyttää mediaa kommunikoidakseen yleisön kanssa.
Lehdistösihteerien yleisiin tehtäviin kuuluu pysyä ajan tasalla uutisista ja yleisön mielipiteistä organisaatioista, joissa he työskentelevät. Heidän on ehkä vastattava tiedotusvälineiden tai yleisön tiedusteluihin. On myös tavallista, että nämä henkilöt kirjoittavat puheita, lehdistötiedotteita ja ehkä blogeja. Joissakin tapauksissa organisaatioiden on käytettävä mediaa välineenä, ja lehdistösihteerin tehtävänä voi olla tietää, mitkä paikat ovat parhaita ja miten niitä voidaan parhaiten lähestyä.
Lehdistösihteereitä on erilaisia. Esimerkiksi Yhdysvalloissa (USA) Valkoisessa talossa on lehdistötoimisto. Toimistossa on ammattilaisia uransa eri tasoilla. Näiden yksilöiden tarkat päivittäiset tarpeet riippuvat heidän asemastaan. Esimerkiksi apulaispääsihteerillä on todennäköisesti eri tehtävät kuin johtavalla lehdistösihteerillä.
Lehdistösihteeri voi olla myös järjestön tiedottaja, mutta näin ei aina ole. Joskus nämä ammattilaiset tarkistavat ja valmistelevat tiedot, jotka välitetään tiedotusvälineille tai niiden kautta, mutta he eivät välttämättä välitä viestiä henkilökohtaisesti. Sen sijaan heidän tehtävänsä voi olla varmistaa, että tiedotusvälineiden ja yleisön kanssa vuorovaikutuksessa olevat tekevät sen tavalla, joka ei vaaranna organisaation positiivista imagoa.
Lehdistosihteereitä palvelee yleensä organisaatio, johon tiedotusvälineet säännöllisesti keskittyvät tai joka on säännöllisesti vuorovaikutuksessa yleisön kanssa, kuten suuryritys, valtion virasto tai virkamies. On kuitenkin ymmärrettävä, että tulot yksin eivät yleensä määrittele lehdistösihteerin tarvetta. Esimerkiksi tehdas voi tuottaa useita miljoonia dollareita vuosittain, mutta koska tiedotusvälineiden kanssa on vain vähän vuorovaikutusta ja sen asioihin kiinnostaa vain vähän, ei ole todennäköistä, että tehdas tarvitsee lehdistösihteeriä. On kuitenkin tapauksia, joissa lehdistösihteeri palkataan väliaikaisesti. Jos myllystä tuli yhtäkkiä median keskipiste kiistan vuoksi, se voi päättää, että on tarpeen lisätä PR -ammattilainen henkilöstöönsä, kunnes tilanne lakkaa.