Lehdistötiedotteet ovat yritysten ja järjestöjen virallisia lausuntoja painetulle, televisio- ja radiomedialle. Ne voivat olla puhtaasti tosiasiallisia ja käsitellä tiettyä kysymystä tai huolenaihetta, tai ne voivat olla luonteeltaan enemmän myynninedistämistarkoituksessa. Jotkut ovat valtuutettujen työntekijöiden tuottamia yrityksen sisällä, kun taas toiset ovat yrityksen tai organisaation tekemien ulkopuolisten pr-yritysten tuottamia.
Lehdistö luottaa usein näihin lehdistötiedotteisiin muodostaessaan tosiasiallisen perustan myöhemmille artikkeleille. Uutisarvoisen tapahtuman aikana pääsy todellisiin henkilöihin voi olla erittäin rajallinen. Jos käsiteltävä asia on kiistanalainen tai mahdollisesti vahingoittaa yrityksen mainetta, saattaa olla yleinen uutisten katkeaminen. Virallinen lausunto voi antaa yrityksille mahdollisuuden hallita eri tiedotusvälineiden käyttämien olennaisten tietojen määrää ja sisältöä.
Jotkut näistä lausunnoista eivät ole tarkoitettu hallitsemaan tietoja, vaan avoimesti edistämään uutta projektia tai tapahtumaa. Suhdetoimintaosastot käyttävät yleisiä lehdistötiedotteita säännöllisesti pitääkseen yrityksensä tai organisaationsa julkisesti nähtävillä. Sanomalehti-, radio- ja television lehdistöhuoneet saavat usein mainoslausuntoja, jotka saattavat kiinnostaa paikallista lukijaa tai katsojaa. Toimittajat yleensä arvioivat heidät määrittääkseen uutisarvonsa, ennen kuin he määräävät toimittajia johtamaan.
Poikkeuksellisissa olosuhteissa olevat henkilöt voivat myös käyttää tiedotteita hallitakseen tietoja. Äskettäin syntynyt sekstuplent -äiti tai vapautettu sieppauksen uhri voi olla liian ylikuormittunut, jotta hän voi esimerkiksi puhua suoraan medialle, joten asianajaja tai muu perheen edustaja voi antaa lausunnon hänen puolestaan. Olennaisiin kysymyksiin voidaan vastata ja asiaankuuluvia lainauksia asianomaisilta henkilöiltä voidaan toimittaa. Tämän lomakkeen jälkeen voidaan järjestää valvottu lehdistötilaisuus, jossa toimittajat voivat esittää kysymyksiä suoraan.
Laadukkaiden lehdistötiedotteiden kirjoittaminen on taitoa ja kokemusta vaativa prosessi. Koska jokainen sana voidaan tutkia tarkasti, huolellinen muotoilu on välttämätöntä. Siksi monet yritykset kääntyvät ulkopuolisten pr -yritysten puoleen saadakseen virallisia lausuntoja ja muita tiedotusvälineiden yhteyksiä. Epätäsmälliset tai huonosti muotoillut tiedot voivat pahoinpidellä yritystä tai organisaatiota. Tästä syystä useimmat ovat hyvin ytimekkäitä ja asiallisia.