Luottamusmies, jota kutsutaan myös luottamusmieheksi, on vastuussa luottamukseen sijoitettujen varojen hallinnasta. Järjestely on tarkoitettu suojaamaan henkilön omaisuutta, kunnes hän kykenee huolehtimaan siitä itse. Luottamusmiehen ensisijainen velvollisuus on noudattaa luottamusvälineen ohjeita. Luottamusvälineen tiukka noudattaminen on välttämätöntä. Järjestelmänvalvojan velvollisuuksiin kuuluu tarkan kirjanpidon ylläpitäminen, tarvittaessa asiantuntijaneuvonnan pyytäminen, verojen maksaminen ja raporttien tekeminen luottamuksen edunsaajille. Tehtäviin kuuluu myös luottamusvarojen suojaaminen, näiden varojen kirjanpito ja asianmukainen jako luottamuksen edunsaajille.
Luottamusasiakirjan tai -välineen ohjeiden noudattaminen on erittäin tärkeää luottamusvalvojalle. Luottamusmiehen on luettava ja ymmärrettävä huolellisesti tällaisen asiakirjan ehdot ja toimittava ohjeiden mukaisesti. Jos velvoitteita ei noudateta huolellisesti, se voi merkitä oikeusjuttua. Luottamuksen edunsaajat voivat riitauttaa luottamusmiehen tekemät päätökset ja ryhtyä oikeustoimiin häntä vastaan.
Useimmilla lainkäyttöalueilla on erityisiä lakeja, jotka määrittävät luottamusvalvojan velvollisuudet. Nämä lait edellyttävät yleensä tiettyjä toimia ja kieltävät muunlaiset toimet. Esimerkiksi lait eivät salli toimitsijamiehen sekoittaa henkilökohtaisia varojaan omaisuuseriin. Lait voivat vaatia järjestelmänvalvojaa toimimaan kohtuullisen huolellisesti, taitavasti ja varovaisesti. Tämä tarkoittaa sitä, että edunvalvojan on saatava ammattimaista neuvontaa hallinnoidakseen erityisiä sijoituskohteeseen kuuluvia sijoituksia.
Ellei luottamusväline anna direktiiviä yhden edunsaajan kohtelusta eri tavalla, luottamusvalvojan on kohdeltava kaikkia edunsaajia tasapuolisesti ja oikeudenmukaisesti. Vaikka luottamusohjeet vaativat erityiskohtelua yhdelle edunsaajalle, lait vaativat edelleen, että järjestelmänvalvoja suojaa kaikkien edunsaajien edut. Luottamusmiehen on oltava puolueeton tehdessään päätöksiä ja noudattamalla luottamusasiakirjan ohjeita.
Luottamusvalvojan on pyynnöstä annettava edunsaajille tarkat tiedot. Edunsaajilla on oikeus saada tietoja luottamusvaroista. Tämä tarkoittaa sitä, että jokainen edunsaaja voi tarkastaa luottamusta koskevat tiedot. Luottamusmies antaa usein vuosittaisia lausuntoja edunsaajille tai pitää kokouksia säännöllisesti pitääkseen edunsaajat ajan tasalla. Yksityiskohtaisten tietojen säilyttäminen suojaa myös luottamusmiestä vääriltä väitteiltä.
Edunsaajat, velkojat ja veroviranomaiset voivat nostaa oikeudellisia haasteita luottamusvälineen suhteen. Tämä tarkoittaa sitä, että luottamusvalvoja voi ryhtyä oikeustoimiin tai puolustautua oikeusjuttua vastaan suojatakseen omaisuuden. Tämä vastuu edellyttää, että hän valitsee ja palkkaa lakimiehen auttamaan häntä tehtäviensä suorittamisessa.
Luottamusvalvoja voi olla yksi henkilö tai ryhmä ihmisiä. Se voi olla myös organisaatio, kuten luottamusyhtiö, pankki tai asianajotoimisto. Tehtävät ja velvoitteet pysyvät samoina riippumatta siitä, onko kyseessä yksi henkilö, useita ihmisiä tai organisaatio. Ainoa ero on se, että jos useita henkilöitä toimii luottamusmiehinä, jokaisen heistä on osallistuttava aktiivisesti päätösten tekemiseen luottamusvarojen hallinnoinnissa. Nämä ihmiset ovat luottamusmiehiä, joilla on yhtäläiset valtuudet ja vastuut.