Johdon avustaja, joka tunnetaan myös nimellä sihteeri, avustaa yhtä tai useampaa ylemmän tason johtajaa. Tämä henkilö voi tukea organisaation johtajaa, toimitusjohtajaa, varapresidenttiä tai osastopäällikköä. Tehtävät voivat liittyä hallinnollisiin toimintoihin, jotka ovat erityisiä johtajan ja organisaation tarpeisiin. Tässä tehtävässä työskentelevän henkilön työtehtävät ylittävät yleensä yleiset toimistotehtävät ja sisältävät monimutkaisia tehtäviä, kuten analyyttisen tutkimuksen ja raporttien valmistelun. Johdon assistentti voi myös valvoa muuta toimihenkilöä organisaatiossa.
Tässä tehtävässä työskentelevä henkilö on vastuussa yhden tai useamman ylimmän johdon hallinnollisten tehtävien hoitamisesta. Hallinnolliset vastuut, joista johtaja on vastuussa organisaatiossa, on tyypillisesti annettu tälle henkilölle. Suuri osa tästä hallinnollisesta tuesta sisältää muistioiden, sähköpostien ja muun kirjeenvaihdon valmistelun johtajan puolesta. Tämä henkilö ylläpitää arkistointijärjestelmää, vastaa puheluihin ja reitittää viestit. Lisätehtäviin voi kuulua postin ja faksien lajittelu.
Tehtävien tehokas suorittaminen voi edellyttää hyvää organisointikykyä ja kykyä suorittaa useita tehtäviä. Pääsihteeri saattaa olla vastuussa kokousten ja konferenssien järjestämisestä. Tämä voi myös edellyttää useiden aikataulujen koordinointia ja kaikkien kokoukseen liittyvien yksityiskohtien käsittelyä. Yleensä esityslistan valmistelu ja aterioiden tai virvokkeiden tilaaminen ovat myös osa tämän henkilön velvollisuuksia.
Kun johtajan on matkustettava työasioissa, johtajan avustaja on yleensä vastuussa lentoyhtiön, autonvuokrauksen ja hotellijärjestelyjen turvaamisesta tarpeen mukaan. Hän ylläpitää usein johtajan kalenteria ja pitää johtoa tietoisena päivittäisistä ja tulevista tapaamisista, kokouksista ja yrityksiin liittyvistä matkoista. Hän yleensä valmistaa esimiehilleen esimiehiä, jotka liittyvät kokouksiin.
Suuri osa hallintoavustajalle annetuista hallinnollisista tehtävistä riippuu siitä, mitä johtaja on halukas delegoimaan. Tämä voi johtaa monimutkaisempiin tehtäviin, jotka ylittävät perustoimistotehtävät, joita tyypillisesti vaaditaan toiselle henkilölle. Esimerkki näistä monimutkaisista tehtävistä on raporttien valmistelu ja jakaminen.
Tietojen ja keskitason tai pitkälle kehitettyjen sovellusten tuntemus on tyypillisesti välttämätöntä tehtävien suorittamiseksi vähimmäisvalvonnalla. Hallintoavustaja voi myös johtaa koko organisaatioon liittyviä erityishankkeita ja ylläpitää tietokantoja. Yrityksen koosta riippuen HR -yleisjohtajan tehtävät voivat myös olla osa hänen päivittäisiä tehtäviään.
Toinen vastuu joillekin johdon avustajille voi myös sisältää organisaation alemman tason toimihenkilöiden valvontaa. Tämä edellyttää johtamistaitoja ja johtamistaitoja. On mahdollista, että avustajan on suunniteltava, osoitettava ja seurattava osaston virkailijoiden työnkulkua. Valvojan ohella avustaja on tyypillisesti päivittäinen toimistotyö, joka liittyy toimistolaitteisiin tai rakennusten kunnossapitoon.