Olennaisena roolina lääketieteellisessä koodausprosessissa lääketieteellinen koodaaja on vastuussa siitä, että kaikki lääkärin pyytämät diagnostiikka- ja verikokeet sisältävät tavanomaisen lääketieteellisen koodauksen käytön, jonka sairausvakuutuksen tarjoajat tunnustavat. Lääkärien hyväksymien testauspyyntöjen lisäksi samoja koodeja käytetään koodaamaan kaikki sairausvakuutuksen tarjoajalle syntyvät ja lähetetyt korvausvaatimukset. Lääketieteellisen kooderin tehtävänä on varmistaa, että oikeita koodeja käytetään niin, että testit suoritetaan oikein ja että vakuutusyhtiö voi nopeasti ja tehokkaasti tarkastella ja käsitellä vastaanotettuja korvausvaatimuksia.
Terveystietojen kooderit toimivat usein osana lääkärin toimistotiimiä. Toimistopäällikkö voi olla henkilö, joka on koulutettu käyttämään koodeja, tai tämä voi olla vastuu, joka siirretään avustajalle, joka on vuorovaikutuksessa eri laboratorioiden ja lääketieteellisten testauslaitosten kanssa, joita lääkäri päättää käyttää. Koska käytettyjen koodien luettelo on luonteeltaan universaali, tämä ei yleensä ole vaikea prosessi, vaikka se vaatii lahjakkuutta kiinnittää huomiota yksityiskohtiin. Jos oikeaa lääketieteellistä koodia ei sovelleta pyydettyyn testaukseen, potilaan tilan tarkan diagnoosin viivästyminen voi johtaa siihen, että vakuutusyhtiö hylkää lääketieteellisen väitteen.
Lääketieteelliseksi kooderiksi koulutettu henkilö voi myös työskennellä laboratoriossa, jossa hän voi tarkastella testauspyyntöjä ja varmistaa, että kaikki on kunnossa ennen testejä. Tässä ominaisuudessa lääketieteellinen kooderi tekee usein tiivistä yhteistyötä lääkärin vastaanotolla toimivien kollegoidensa kanssa ja tarkistaa lääkäriltä, jos jokin asia ei näytä olevan kunnossa. Tämä voi auttaa poistamaan viivästykset laboratoriossa suoritetuissa maksuissa, joten ponnistelut ovat usein arviointiin käytetyn ajan arvoisia.
Vakuutusyhtiöiden tasolla sairauskertomuksen kooderit tarkistavat, että vahinkoihin liitetyt koodit ovat kelvollisia koodeja, ennen kuin asiakirjat lähetetään lisätarkistusta varten. Tämä on tärkeää, koska useimmat vakuutuspalvelujen tarjoajat joko käyttävät samaa lääketieteellisten koodien sarjaa sisäisesti tai niillä on ristiviittauskaavio, joka yhdistää sisäiset koodit ulkoisesti käytettäviin lääketieteellisiin koodeihin. Kun koodausasiantuntija havaitsee virheellisen koodin, vaatimuksen tarkastelu lopetetaan välittömästi ja vaatimus palautetaan lähettäjälle.
Sairausvakuutuspalvelujen tarjoajille työskentelevien koodaajien/abstraktoreiden tehtävänä on varmistaa, että resursseja ei käytetä sellaisen vaatimuksen käsittelyyn, joka lopulta jää maksamatta, jos menettelyä ei voida varmistaa vakuutetun vakuutuksen ehtojen mukaisesti. Keinona varmistaa, että oikeita koodeja käytetään oikeassa yhteydessä, lääketieteellinen kooderi on tärkeä asema useissa keskeisissä vaiheissa terveydenhuollon hallinnon tarjoamisessa.