Jokaisessa liiketoiminnassa on yksi laite, joka on jatkuvassa päivittäisessä käytössä: kopiokone. Kopiokone on yksi myydyimmistä toimisto -apuohjelmista, ja se jatkuu niin kauan kuin meillä on paperiton toimisto. Hyvä kopiokone voi olla avuksi yrityksellesi monin tavoin. On olemassa useita tarkistuspisteitä, joita on otettava huomioon harkittaessa, mikä kopiokone vastaa parhaiten vaatimuksiasi.
Tarvitsemasi kopiokoneen tyyppi riippuu päivittäin tehtävän kopioinnin määrästä ja tyypistä. Saatat vaatia vain pienen määrän asiakirjojen kopiointia, kuten tilien tai laskujen lähettämistä, tai saatat joutua kopioimaan suurempia määriä tulosteita, kuten sähköpostiviestejä. Kopiokoneita on erikokoisia ja kopiointinopeudet vaihtelevat, mutta useimmissa kopiokoneissa on joitain yleisiä perustoimintoja.
Kopiokoneet kopioivat asiakirjoja kevyellä linssillä; alkuperäinen tekniikka on analoginen, vaikka digitaalisista kopiokoneista on tulossa suosittuja. Digitaalisten kopiokoneiden avulla käyttäjä voi tulostaa värikopioita muuntamalla alkuperäisen asiakirjan visuaaliset tiedot tietokonekoodiksi. Tietokonekoodi ohjelmoi sitten lasertulostimen, joka luo lopullisen kopion.
Kopion kirkkaus riippuu kopiokoneen resoluutiosta. Kopiokoneen resoluutio määrittää kuvan laadun ja terävyyden. Tämä mitataan pisteinä tuumalla (DPI). 500 DPI: n kopiokoneissa on 500 x 500 pistettä neliötuumaa kohti. Monet kopiokoneet voivat tarjota erittäin korkean resoluution, mutta niistä on hyötyä vain suunnittelijoille, jotka tarvitsevat erittäin yksityiskohtaisia tulosteita.
Päivittäin tekemiesi kopioiden määrän pitäisi määrittää harkitsemasi kopiokoneen koko. Jos kopiokoneesi on jatkuvassa käytössä päivittäin, kannattaa harkita kopiokone, jossa on suuren kapasiteetin lokero. Näihin suurempiin lokeroihin mahtuu yli 1,000 arkkia, ja niistä on hyötyä, jotta kopiokone ei täyty jatkuvasti. Useimpiin kopiokoneisiin mahtuu jopa 1,000 arkkia, mikä riittää kohtuulliselle käyttäjälle.
Jos yrityksesi luo asiakirjoja, jotka on sidottava, sinun on kiinnitettävä huomiota kuvansiirtotoimintoon. Käyttäjä voi säätää kuvan sitomista varten. Huomaa myös, että joillakin koneilla on nidonta- ja lajittelutoiminnot, jotka voit säätää toimimaan automaattisesti.
Toinen huomioitava asia on sivua minuutissa -toiminto. Tämä määrittää, kuinka monta sivua kopiokone tulostaa minuutissa. Mitä enemmän sivuja on, sitä nopeampi kopiokone on. Jos haluat suurentaa tai pienentää asiakirjoja, tarkista suurennus-/pienennys- ja zoomaustoiminnot.
Kopiokoneen ominaisuuksien määrä voi vaihdella suuresti. Nykyaikaiset monitoimikopiokoneet voivat toimia myös faksilaitteina, digitaalisina tallennuslaitteina ja tietokoneen skannerina, ja tiedot on tallennettu kiintolevylle. Kopiokone voidaan liittää toimistosi tietokoneverkkoon, jotta voit tulostaa suoraan tietokoneeltasi poistumatta paikalta. Tärkeintä muistaa on koko. Jos sinulla on pieni toimisto, älä mene teollisen kokoiseen kopiokoneeseen, ellet halua sen toimivan myös työpöytäsi.