Tiedot, jotka sinun tulee sisällyttää työtilaukseen, asiakirjaan, jota käytetään työn pyytämiseen toiselta henkilöltä tai osastolta yrityksen sisällä, vaihtelevat tyypillisesti pyytämäsi työn tyypin mukaan. Useimmissa tapauksissa tarvitaan yhteystietosi, sen henkilön tai osaston yhteystiedot, jolle lähetät työmääräyksen, sekä sisäinen tai ulkoinen seurannanumero. Sinun on myös liitettävä yksityiskohtainen kuvaus pyydetystä työstä, mukaan lukien asian kiireellisyys, missä työ on tarpeen ja mitä on tehtävä. Joissakin tapauksissa saatat joutua antamaan tietoja työn kustannuksista, erityisesti siitä, mille tilille työ veloitetaan.
Ennen työtilauksen lähettämistä sinun on annettava tiedot siitä, mistä voit ottaa yhteyttä saadaksesi lisätietoja työstä ja arvioidut valmistumisajat. Tämä sisältää tyypillisesti nimesi, puhelinnumerosi, sähköpostiosoitteesi ja toimistosi fyysisen sijainnin. Sinun on myös ilmoitettava sen osaston nimi, jolle lähetät työmääräyksen, ja joissakin tapauksissa sen henkilön nimi, jolle työmääräys on osoitettu.
Seurantanumeroita käytetään jokaisessa työpyynnössä arkistointitarkoituksiin ja työn edistymisen seuraamiseen. Tietokonepohjaisissa työtilajärjestelmissä tämä seurantanumero luodaan usein automaattisesti, yleensä päivämäärän ja työn pyytäneelle osastolle annetun numeron mukaan. Joissakin tapauksissa sinun on ehkä syötettävä nämä tiedot yrityksen käytännön perusteella. Jos osasto tai toimisto käyttää sisäisiä seurantanumeroita, sinun on tyypillisesti sisällytettävä tämä työtilaukseen myös seurantaa ja arkistointia varten.
Työtilauksen pääosa on kuvaus pyydetystä työstä. Tämä voi olla lyhyt kappale, pääasiassa silloin, kun työ on toimistohanke tai koskee tekniikkaa. Jos teet työtä, joka sisältää käsityötä, tyypillisesti toimiston tai rakennuksen korjaamista tai parantamista, sinun on ehkä sisällytettävä karkea piirustus, joka osoittaa ongelman sijainnin. Nämä tiedot liitetään yleensä tilaukseen eikä varsinaiseen asiakirjaan.
Ehdotettu valmistumisaika sisältyy usein myös tämän tyyppisiin asiakirjoihin, mukaan lukien tiedot asian kiireellisyydestä. Yrityksesi käytännöistä riippuen tähän lisäämäsi päivämäärä on joko ehdotus henkilölle, jolle lähetät tilauksen, tai kiinteä määräaika. Sinun on myös sisällytettävä tarvittaessa yksityiskohtaisia tietoja suoritettavan työn sijainnista, mukaan lukien rakennuksen osoite, kerros ja huoneen numero. Jos työ on suoritettava järjestelmässä tai tietokoneessa, sinun on sisällytettävä tiedot siitä, mikä järjestelmä tai tietokone tarvitsee työtä ja missä kohde sijaitsee.
Sinun on ehkä myös sisällytettävä tilinumero, josta tilauksen lähettävä osasto voi veloittaa työn kustannukset. Se, onko tämä tarpeen, riippuu siitä, miten yrityksesi käsittelee kirjanpitomenettelyjä. Työ veloitetaan todennäköisesti osastoltasi tai, jos työ on projektia varten, tililtä, jolla on hankkeen rahat.