Hankintasuunnittelu on prosessi, jota yritykset tai laitokset käyttävät suunnitellakseen ostotoimintaa tietyn ajan. Tämä tehdään yleensä budjetointiprosessin aikana. Osastot joutuvat vuosittain pyytämään talousarviota henkilöstölle, kuluille ja ostoille. Tämä on ensimmäinen askel hankintojen suunnitteluprosessissa.
Kaikkien osastojen budjetteja tarkistetaan sitten, ja organisaatiossa, joka on sitoutunut hankintasuunnitteluun, kirjanpitäjät käyttävät aikaa yhteisten hankintavaatimusten löytämiseen. Toimitettujen budjettien perusteella ne voivat ohjata osastoja työskentelemään keskusostojen kanssa yhdistääkseen suunnitellut kulut tiettyihin hyödykkeisiin. Tämä prosessi toimii parhaiten organisaatiossa, joka on sitoutunut vähentämään kustannuksia. Toimituspäiviin, sopimuksen noudattamiseen ja asiakaspalveluun liittyvät ongelmat on ratkaistava sisäisesti ennen sopimuksen tekemistä.
Hankinnan ensisijainen käsite on, että edistynyt suunnittelu, aikataulutus ja ryhmäostot tuovat kustannussäästöjä, tehostavat liiketoimintaa ja parantavat siten kannattavuutta. Hankintasuunnittelun perustana on neljä vaihetta: ryhmäostot, oikea -aikaiset toimitukset, neuvoteltu joukkohinnoittelu ja vähentyneet hallinnolliset kustannukset.
Ryhmäosto on prosessi, jossa yhdistetään eri osastojen resurssitarpeet ja luodaan yksi ostotilaus. Osastot voivat fyysisesti sijaita eri rakennuksissa, ja toimituspäivämäärät, määrät ja ehdot on lueteltu ostotilauksessa. Tämä käytäntö on yhä yleisempi julkishallinnon ja julkisen sektorin yrityksissä, joissa samaa tuotetta voi ostaa useille eri laitoksille.
Oikea -aikainen toimitus on keskeinen osa hankintasuunnittelua. Tässä mallissa toimittaja vastaa varastointikustannuksista. He ovat vastuussa siitä, että ostetut materiaalimäärät ovat valmiita ja saatavilla toimitettavaksi määrättyinä päivinä ja kellonaikoina. Tämäntyyppinen toimitusvaatimus yhdistetään tyypillisesti ryhmäostoihin, jolloin varastointikustannukset pysyvät alhaisina.
Joukkohinnoittelu ja neuvottelut ovat erittäin tärkeitä hankintasuunnitelman viimeistelyssä. Organisaatiot, jotka yhdistävät vaaditun kokonaismäärän tietylle ajanjaksolle, voivat saada alhaisemman hinnoittelun tietyn tilaustason perusteella. Neuvottelut viimeistelee tyypillisesti hankintajohtaja tai vanhempi ostoasiamies.
Hallinnolliset yleiskustannukset ovat kustannuksia, jotka organisaatiolle aiheutuu koko hankinta -maksujaksosta. Tämä sisältää palkat ja tukikulut hankintahenkilöstölle, laskujen käsittelylle, shekkituotannolle ja toimittajakyselyjen ratkaisulle. Järjestetty, hallittu prosessi poistaa merkittävän osan näistä kustannuksista, koska ne syntyvät vain kerran jokaisesta hyödykkeestä.