Ostojohto ohjaa tavara- ja palveluvirtaa yrityksessä ja käsittelee kaikkia tietoja, jotka liittyvät yhteydenpitoon toimittajien kanssa. Jotta se olisi tehokas, se tarvitsee tietoa toimitusketjusta, liike- ja verolakeista, lasku- ja varastomenettelyistä sekä kuljetus- ja logistiikka -asioista. Vaikka ostettavien tuotteiden ja palveluiden vahva tuntemus on välttämätöntä, alan ammattilaisten on myös kyettävä suunnittelemaan, toteuttamaan ja valvomaan ostostrategioita, jotka auttavat yritystä tuottamaan enemmän.
Luotettavien toimittajien hankkiminen on tärkeä osa ostonhallintaa. Johtajat, edustajat ja ostajat oppivat yleensä uusista tuotteista ja palveluista Internet -hauista, messuista ja kokouksista. He tapaavat mahdollisia toimittajia tehtaillaan aina kun mahdollista. Vieraiden kielten taidot voivat olla hyödyllisiä muiden maiden toimittajien hankinnassa. Tällä alalla työskentelevien henkilöiden on aina arvioitava mahdolliset toimittajat sen mukaan, kykenevätkö he toimittamaan laadukkaita tuotteita sopivalla hinnalla ja ajallaan.
Ostohallinnon ammattilaisten on oltava hyviä neuvottelijoita, ymmärrettävä tekniset tuotetiedot, heillä on oltava hyvät matemaattiset kyvyt, ymmärrettävä laskentataulukko -ohjelmisto, ymmärrettävä markkinointimenetelmät ja oltava erinomaisia päätöksentekijöitä. Alalla eteenpäin pääseminen edellyttää hyviä johtamistaitoja, ja korkeammat tehtävät edellyttävät usein maisterin tutkintoa liiketoimintaan liittyvästä aiheesta. Lähtötason tehtävät, kuten nuoremmat ostajat, avustajat ja ostotyöntekijät, vaativat usein korkeakoulututkinnon ja jonkin verran tuotetietoa.
Suuremmat jakelijat voivat vaatia kandidaatin tutkinnon tämän alan lähtötason tehtäviin. Työntekijät ovat yleensä heidän koulutustaan ja oppimistaan myynnissä, sitten valvontaa ja laskujen ja varastojen seurantaa. Ammattimaisia nimityksiä ovat Certified Purchasing Professional (CPP) Yhdysvalloissa ja Certified Professional Purchaser (CPP) Kanadassa.
Hankintapäälliköt, ostajat ja materiaalien johtajat hallitsevat budjetteja, hallinnoivat henkilöstöä ja voivat analysoida hankintamenetelmiä sekä neuvotella toimittajasopimuksista. Näiden ammattilaisten on ymmärrettävä verolainsäädäntö, ostotrendit, etiikka ja maailmanlaajuiset ulkoistuskysymykset. Ostajat ja hankintaedustajat hoitavat yleensä nimenomaan ostotehtäviä, kun taas johtajat valvovat yleensä muita, mukaan lukien ostoagentit. Nimikkeet ja tehtävät vaihtelevat kuitenkin suuresti toimialojen ja työnantajien välillä.
Ostajat tarvitsevat mahdollisuuden valita tuotteita, joita kuluttajat haluavat ostaa, joten heidän on ymmärrettävä trendit ja taloudelliset olosuhteet, jotka vaikuttavat kuluttajien ostopäätöksiin. Pienissä kaupoissa työskentelevät voivat olla vastuussa myymälän koko varaston ostamisesta, kun taas suurempien toimintojen parissa työskentelevät ihmiset voivat keskittyä muutamaan tuotelinjaan.
Tavarapäälliköt voivat yhdessä mainontatiimin kanssa luoda kampanjan ostamilleen tavaroille. Seuranta on tärkeä osa tätä työtä, koska vastuu ei pääty tavaroiden ostamiseen. Esimiesten on esimerkiksi tarkistettava, että ostamansa tuotteet näytetään hyvin houkutellakseen kuluttajia. Ostajien on seurattava asiakkaiden vaatimuksia uusille tuotteille sekä määritettävä tavaroiden myynti.