Hankintojen ulkoistaminen on yleinen termi, jota käytetään kuvaamaan tilannetta, jossa yritys tai organisaatio ostaa hankintapalveluja ulkopuoliselta yritykseltä. Ulkoistaminen on ollut liiketoimintamallina jo pitkään, mutta se sai mainetta 1990-luvun puolivälissä, kun suuret yritykset alkoivat vähentää hyvin maksavia positioita hallinnollisten toimintojen ulkoistamisen hyväksi muissa maissa sijaitseville yrityksille. Ulkoistamisen ensisijainen tavoite on parantaa tehokkuutta ja vähentää hallinnollisia yleiskustannuksia.
Termiä “hankinta” käytetään kuvaamaan laajaa toimintaa, joka keskittyy pääasiassa tavaroiden ja palvelujen ostamiseen muilta toimittajilta. Käytetyt menetelmät ja prosessit vaihtelevat hieman toimialoittain, mutta ovat suurimmaksi osaksi melko yleisiä. Monet yritykset käyttävät ulkoistamista vaiheittain, jolloin hankintayritys voi suorittaa kaikki tapahtumat tietyn kynnyksen alapuolella ilman asiakkaan lupaa. Asiakas voi saattaa päätökseen neuvottelut tai sopimukset, jotka ylittävät tietyn dollarin arvon, hankinta -asiantuntijoiden avustuksella ja neuvonnalla.
Kun etsit hankintojen ulkoistamisyritystä, on kolme aluetta, joiden tulisi olla osa tarkasteluprosessia: maksutapa, tarkat tarjottavat palvelut ja mittaustulokset suorituskyvyn arvioimiseksi. Yritysten, jotka ulkoistavat hankinnat ulkomailla sijaitseville yrityksille, on tarkistettava lailliset sopimusvelvoitteet, aukioloajat ja johdon panos tai käyttöoikeudet. Hankintapalveluja tarjoavan yrityksen valinta on saatettava päätökseen avoimella tarjouskilpailulla. Tarjousvastausten laatu voi olla hyvin paljastavaa, koska tällainen työ on hankintapalveluyrityksen ensisijainen tehtävä.
Hankintojen ulkoistamisessa on tavallisesti kaksi erilaista maksutapaa: prosenttiosuus ostoista tai kiinteä hinta ostotilausta kohden. Ostojen prosenttiosuus on kiinteä prosenttiosuus, joka laskutetaan palveluyrityksen kautta käsiteltyjen kokonaiskustannusten perusteella. Tyypillisesti joka kuukausi lähetetään lasku, joka ilmoittaa kaikkien käsiteltyjen tilausten dollarin arvon, saavutettujen säästöjen kokonaismäärän ja suoritetuista palveluista maksettavan summan. Kiinteä hinta perustuu tapahtumien määrään. Molempia menetelmiä voidaan manipuloida laskun arvojen lisäämiseksi, ja niitä on hallittava huolellisesti.
Luettelo palveluista, joita hankintapalveluyritys tarjoaa, olisi määriteltävä selvästi. Maksuehdot, raportointivaatimukset, eskalointimenettelyt ja palvelutaso ovat kaikki tärkeitä tämän tyyppisissä sopimuksissa. Varmista, että ne sisältyvät sopimukseen hyvin yksityiskohtaisesti. Yrityksen tarjoamat mittarit on sidottava sopimuksiin perustuviin palveluihin. Näitä arvoja käytetään määrittämään, täyttääkö hankinta ulkoistamisyritys sopimus- ja palvelutasosopimuksen.