Käsitteellinen mallinnus kehittää kokonaisuuksien ja niiden suhteiden esityksen helposti luettavassa ja ymmärrettävässä muodossa. Se tarjoaa tärkeää tietoa, jota voidaan käyttää edistyneempään mallinnukseen ja jota voidaan soveltaa paitsi tieteissä myös liiketoiminnassa, koulutuksessa ja muilla aloilla. Tämä prosessi voi sisältää palautetta ja tietoja useista lähteistä täydellisen ja yksityiskohtaisen kuvan luomiseksi. Esimerkkejä käsitteellisistä malleista voidaan nähdä oppikirjoissa, tieteellisissä artikkeleissa ja muissa asiakirjoissa.
Käsitteellisen mallin suunnittelussa ihmiset ottavat huomioon järjestelmän tärkeimmät kokonaisuudet, joita he yrittävät mallintaa. Joku julkisten koulujen arvioija voi esimerkiksi ajatella oppilaita, opettajia, ylläpitäjiä, tiloja ja muita kokonaisuuksia, joilla on merkitystä koulutuksen järjestämisessä. Jokainen voidaan edustaa omalla merkinnällä mallissa. Seuraava vaihe sisältää yhteyksien luomisen, joka näyttää järjestelmän linkkiverkoston. Esimerkiksi järjestelmänvalvojat ovat yhteydessä opettajiin ja tiloihin.
Peruskäsitteellisiä malleja voidaan tehdä käyttämällä laatikoita tai muita muotoja edustamaan kokonaisuuksia ja asettamalla ne paperille viivoilla yhteyksien osoittamiseksi. Jotkin käsitteelliset mallinnukset voivat sisältää tietokoneohjelmien käytön monimutkaisempiin malleihin. Ne on ehkä näytettävä kerroksina tai muissa muodoissa, joita on vaikea välittää tasaisen kartoitustekniikan avulla. Kehitysvaiheissa saattaa myös olla tarpeen siirtää kokonaisuuksia ja yhteyksiä, jotta malli näkyy selvästi ja tehokkaasti, ja tietokonemallinnus voi tehdä tämän paljon helpommaksi.
Käsitteellisellä mallilla on useita käyttötarkoituksia. Yksi niistä on osoitus siitä, mitä organisaatio tekee ja miten se saavuttaa sen sijoittajien, yleisön ja muiden asianosaisten hyväksi. Tutkijat voivat käyttää käsitteellistä mallintamista kehittääkseen hypoteesin käsitteestä tai ilmiöstä ja luodakseen yhteysverkoston tutkittavakseen tutkimuksen aikana. Käsitteellinen mallinnus voi myös auttaa suunnitteluorganisaatioissa, tutkimusryhmissä ja muissa ryhmissä. Eri toimintojen ja niiden suhteiden asettaminen voi antaa tietoa siitä, missä johtajuutta, tekniikkaa ja muita resursseja tarvitaan.
Konseptuaalisen mallintamisen työkaluihin voi kuulua aivoriihi -istuntoja, joissa projektiin osallistuvat ihmiset kokoontuvat yhteen, sekä erityisesti mallinnukseen suunniteltuja tietokoneapuohjelmia. Projektin edetessä syvällisempi mallinnus voi olla tarpeen. Tietokone voi rakentaa alkuperäisen konseptimallin pohjalta yksityiskohtaisemman ja tarkemman esityksen.