Joku materiaalien hankintaan osallistuva on vastuussa uusien tavaroiden tai tavaroiden valmistukseen tarvittavien materiaalien ostamisesta. Tämä voi sisältää monenlaisia asioita, kuten elintarvikkeita, ohjelmistoja, opetussuunnitelmaa ja vaatteita. Kaikilla liiketoimintaorganisaatioilla, jotka käyttävät, luovat tai myyvät tuotteita, on yleensä materiaalien hankintaosasto.
Usein materiaalien hankintapäällikkö vastaa tästä divisioonasta, vaikka useita eri henkilöitä saatetaan tarvita. Tämä henkilö tapaa potentiaalisia tavarantoimittajia ja ottaa huomioon monenlaisia asioita tehdessään ostopäätöksen. Tavarat, joita yritys ostaa ja sitten jälleenmyy kuluttajille, voivat vaikuttaa markkinoiden menestykseen tai epäonnistumiseen.
Uutta tuotetta harkittaessa materiaalien hankintahenkilöstö punnitsee useita asioita mielessään. Ensinnäkin on tuotteen käyttö ja tämän toiminnon tarpeet kuluttajille. Jos vastaavia tuotteita myydään jo markkinoilla, he myös vertaavat niihin mahdollisia tavaroita saadakseen käsityksen siitä, kuinka hyvin nämä tuotteet myydään.
Toinen tärkeä tekijä materiaalin hankintaprosessissa on hintaneuvottelu. Erityisesti vähittäiskauppiaat neuvottelevat usein halvimman hinnan hankkimisesta, jotta he voivat sitten nostaa hintoja ja myydä tavaroita kuluttajille. Hankintaosaston johtaja tai ostaja voi olla vastuussa hintakysymysten käsittelemisestä myyjien kanssa.
On myös yrityksiä, joiden päätavoitteena on ostaa uusia tavaroita ja palveluja muille yrityksille. Tämä on myös eräs materiaalien hankinta. Nämä ihmiset tietävät yrityksen tarpeet, löytävät niitä vastaavat tuotteet ja auttavat neuvottelemaan hinnoista myyjän ja ostajan välillä. Vuokraajalta veloitetaan sitten maksu.
Biologiset tai orgaaniset materiaalit voivat myös olla osa tätä prosessia. Metalleja, puuta ja muita luonnontuotteita käytetään rakennusmateriaaleina monille markkinoilla oleville tuotteille. Materiaalien hankinta sisältää näiden tavaroiden löytämisen, keräämisen ja toimittamisen valmistajille tai rakentajille, jotka käyttävät niitä myytävien tavaroiden valmistamiseen.
Joissakin tapauksissa materiaalien hankintaan ei liity neuvotteluja hinnasta. Esimerkiksi valtion virastot ilmoittavat tarpeen ja eri yritykset tekevät tarjouksia tilin saamiseksi. Yritys, joka tarjoaa halvimman hinnan samalla kun se täyttää kaikki kiintiöt ja aikarajoitukset, saa työpaikan. Tämä prosessi sisältää usein suuria määriä tavaroiden, kuten lääketieteellisten tarvikkeiden, ostamista.