Kirjanpidossa on monia sääntöjä ja standardeja. Ei siis ole yllätys, että pitkäaikaisten tavaroiden, kuten laitteiden, kiinteistöjen ja huonekalujen, ostamista koskevat säännöt ovat olemassa. Nämä säännöt vaativat ostokustannusten kohdentamista useammalle kuin yhdelle ajanjaksolle. Säännöt ja allokoinnit ovat osa poistojen kirjanpitoa.
Kun ostat pitkäaikaisen tuotteen, sen kokonaiskustannukset vähennettynä pelastusarvolla tulisi jakaa sen arvioidulle käyttöiälle. Jos tietokonepalvelin ostetaan esimerkiksi 15,000 3,000 Yhdysvaltain dollarilla (USD) ja palvelimen käyttöikä on viisi vuotta, kulut – poistot – on kohdennettava viidelle vuodelle, ei vain ostamisvuodelle. Tässä esimerkissä poistokulut ovat XNUMX XNUMX USD vuodessa. Jos tietokonepalvelimen käyttöikä olisi vain yksi vuosi, olisi järkevää maksaa se kaikki sen ostovuoden aikana, koska sen arvo yritykselle on vain yksi vuosi.
Monilla yrityksillä on käytäntöjä ja menettelyjä siitä, milloin kohde on aktivoitava isoilla kirjaimilla ja poistettava sitten. Kohteen aktivoiminen isolla kirjaa sen omaisuudeksi ja poistetaan sen jälkeen ajan mittaan. Yleensä ei kannata aktivoida kohteita tietyn summan alle, esimerkiksi jotain, joka on ostettu 100 dollarilla ja jota käytetään viiden vuoden ajan. 20 dollarin poistokustannukset, jotka on otettava joka vuosi, ovat liian pieniä eivätkä ehkä ole vaivan arvoisia.
Aktivointi ja poistot edellyttävät tervettä järkeä ja asetettujen käytäntöjen noudattamista. Jos käytäntö osoittaa, että tietokoneet poistetaan kolmen vuoden aikana, kaikki tietokoneet poistetaan kolmen vuoden aikana. Jos käytäntö osoittaa, että kaikki yli $ 5,000 XNUMX USD: n ostetut kohteet on aktivoitava, kaikki tämän summan ylittävät kohteet aktivoidaan ja kaikki alla olevat kulut kirjataan kuluksi.
On olemassa tiettyjä kohteita, jotka tyypillisesti aktivoidaan ja poistetaan sitten ajan myötä. Näitä ovat kiinteistö, laitteet, huonekalut, vuokrasopimusparannukset ja autot. On tärkeää huomata, että maata ei poisteta, vain rakennuksia ja muita pysyviä kohteita.
Poistokirjanpito käsittää pitkän käyttöiän omaisuuserän. Osa tästä on omaisuuserän perusta, joka on omaisuuserän hankintameno vähennettynä pelastusarvolla, joka on omaisuuserän mahdollisesti käytettävissä oleva arvo. Tärkeää on myös omaisuuserän arvioitu taloudellinen vaikutusaika, omaisuuden arvioitu käyttöaika.
Poistolaskentamenetelmiä on useita. Tasapoistomenetelmässä poistojen määrä lasketaan jakamalla omaisuuserän käyttövuosilla tai -kuukausilla. Poistokulut ovat sama määrä useimmilla kausilla. Pienenevän saldon menetelmässä poistokustannukset ovat korkeammat ensimmäisinä vuosina ja pienenevät ajan myötä.
Toinen menetelmä, jota kutsutaan vuosien summan numeroiksi, lasketaan murtoluvulle, jossa nimittäjä on vuosien summa. Poistot ovat korkeammat ensimmäisinä vuosina ja pienenevät ajan myötä. Toimintamenetelmä lasketaan omaisuuden käytön perusteella, kuten käytetyt tunnit tai jokin muu järkevä peruste, joka heijastaa omaisuuden toimintaa.
Yleensä yritykset kirjaavat poistokulut kahdella erillisellä tilillä pääkirjaan. Yhtä tiliä kutsutaan poistokuluksi, ja se raportoidaan tuloslaskelmassa; Toista kutsutaan kertyneeksi poistoksi, ja se raportoidaan taseessa ja kertyvissä poistokuluissa. Kertynyt poistotili on vasta-arvoinen tili ja sillä on luottotase.
Huomaa, että Yhdysvalloissa Internal Revenue Servicellä (IRS) on oma tapa raportoida varat ja poistot. Taloudellisten poistojen kirjanpito ja veropoistojen kirjanpito ovat erilaisia. IRS sallii pitkäikäisten omaisuuserien 100%: n vähennyksen tietylle rajalle asti, kun taas yleisesti hyväksytyt kirjanpitoperiaatteet (GAAP), joka on tavanomainen tilinpäätöskehys, eivät salli sitä.
Poistojen kirjanpito on tyypillinen prosessi monissa yrityksissä. Monet yritykset pitävät varat ja poistot laskentataulukossa tai käyttävät erityistä seurantaohjelmistoa. Haasteita tässä ovat aktivoitavien hyödykkeiden tunnistaminen ja johdonmukaisuus poistomenetelmissä.