Reaaliaikainen yhteistyö on eräänlainen liiketoimintatyökalu, joka on tullut yleiseen käyttöön Internetin voiman ansiosta. Pohjimmiltaan erilaiset verkkoyhteistyökalut mahdollistavat sen, että monilla fyysisillä alueilla sijaitsevat ihmiset voivat kokoontua yhteen virtuaaliseen ympäristöön ja työskennellä yhdessä saman projektin kanssa ikään kuin he olisivat samassa huoneessa. Tämäntyyppisiä työkaluja voidaan käyttää osana sisäistä verkkoa yrityksessä, jolla on useita tiloja ympäri maailmaa, tai ne voidaan hankkia käytettäväksi teleyritykseltä, joka toimittaa verkkokonferenssiratkaisuja ja äänikonferenssitoimintoja.
Reaaliaikainen perustyökalu mahdollistaa kokouksen osallistujien aktiivisen osallistumisen jonkin tyyppisten asiakirjojen luomiseen tai muokkaamiseen. Asiakirja voi olla ehdotus, jota valmistellaan esiteltäväksi uudelle asiakkaalle, diaesitys, jota käytetään tulevassa myynti- tai toimialakonferenssissa, tai jopa jonkinlaisen sisäisen asiakirjan, kuten työntekijän käsikirjan, luominen. Yleensä henkilö, joka tunnistetaan ryhmän moderaattoriksi tai johtajaksi, voi antaa jokaiselle kokoukseen osallistujalle mahdollisuuden osallistua johonkin tapaan aina tietokoneen avulla reaaliaikaisten muutosten tekemiseen asiakirjan tekstiin tai ulkoasuun. , ryhtymään ryhmäkeskusteluun ääniyhteyden tai pikaviestinnän kautta.
Tämäntyyppinen reaaliaikainen yhteistyö tunnetaan joskus valkotauluna tai valkotauluyhteistyönä. Pohjimmiltaan prosessi perustuu joko asiakirjan lataamiseen reaaliaikaista kokousistuntoa isännöivän yrityksen palvelimelle tai käyttämällä niin kutsuttua työpöydän jakamista, jotta kaikki osallistujat voivat nähdä ryhmänjohtajan työpöydän. Johtaja näyttää asiakirjan työpöydällään kaikkien nähtäväksi ja antaa sitten ryhmän jäsenille mahdollisuuden tehdä muutoksia asiakirjaan konferenssin käyttöliittymän kautta. Kun muutokset on tehty, johtaja voi tallentaa muutokset lähdeasiakirjaan aivan kuin muokkaukset olisi tehty paikan päällä.
Käytettävän reaaliaikaisen yhteistyökalun rakenteesta riippuen äänivastaavuuden voi tarjota kumppanin äänikonferenssipuhelu, joka tapahtuu samanaikaisesti verkkoneuvottelujakson kanssa. Muina aikoina kokouksen ääniosuuden tarjoaa Voice over IP -yhteys, jonka avulla moderaattori ja osallistujat voivat kommunikoida käyttämällä kaiuttimia ja mikrofoneja, jotka on liitetty virtuaalikokoukseen osallistuviin pöytä- ja kannettaviin tietokoneisiin. Molemmissa tilanteissa moderaattori voi hallita reaaliaikaista yhteistyötä lukitsemalla kokouksen, kun kaikki tarvittava henkilöstö on paikalla, ja valitsemalla kenellä on muokkaus- ja muut oikeudet istunnon aikana.