Viestintäsuunnittelu on selkeän, johdonmukaisen ja asianmukaisen strategian kehittäminen markkinointikampanjoille ja muulle viestinnälle yritykseltä yleisölle. Kaiken viestinnän yleinen strategia voi ohjata toimintaa ja tarjota puitteet työntekijöille. Tiettyjä tapahtumia tai kampanjoita varten voidaan laatia erityisiä suunnitelmia. Yritykset voivat käyttää useita lähestymistapoja viestinnän suunnitteluun ja voivat palkata konsultin auttamaan tätä prosessia.
Yrityksen viestinnän suunnittelussa henkilöstö ajattelee, millaisen viestin he haluavat välittää yleisölle. Viestinnän tulee pysyä viestissä ja sopia yrityksen tyyliin, sävyyn ja imagoon. Ne voivat myös noudattaa tiettyä muotoa, ja yrityksellä voi olla selkeät ohjeet eri tilanteiden käsittelyyn. Puhujien on noudatettava näitä ohjeita pysyäkseen johdonmukaisina ja estääkseen luottamuksellisten tai vahingollisten tietojen vahingossa tapahtuvan levittämisen.
Mainontahenkilöstö istuu tietyn kampanjan avulla määrittämään, mitä he haluavat markkinoida, kenelle he haluavat markkinoida sitä ja miten he aikovat saavuttaa kohderyhmät. Viestintäsuunnittelu edistää selkeän markkinointistrategian kehittämistä. Kun yritys etenee kampanjan kanssa, se voi määrittää, saavuttaako se markkinointitavoitteita vai meneekö raiteilta.
Keskittyminen viestintään voi olla tärkeää etenkin uudelle yritykselle, joka haluaa luoda mainetta ja imagoa. Käytätkö yritys suorapostitusta uusien asiakkaiden tavoittamiseen tai radiomainosten luomiseen, markkinoinnin tulisi olla johdonmukaista. Yrityksen on pidettävä kiinni keskeisistä kohdista ja ilmoitettava niistä selkeästi. Kuluttajien tulisi tunnistaa yrityksen tuotteet ja palvelut mainonnan avulla. Jos näin ei tapahdu tai jos mainokset luovat negatiivisen kuvan yrityksestä, tämä johtuu usein huonosta viestinnän suunnittelusta. Tilanteet, joissa useat ihmiset osallistuvat kampanjaan ilman aktiivista yhteistyötä viestinnän parissa, voivat luoda epäjohdonmukaisia ja hämmentäviä viestejä.
Aivoriihi voi olla hyödyllinen työkalu viestinnän suunnittelussa. Henkilökunta voi kokoontua keskustelemaan hankkeesta ja tavoitteista epävirallisessa ympäristössä, jossa kaikki kommentit ovat tervetulleita. Heidän pitäisi luoda luettelo aiheista, ideoista ja prioriteeteista, joita käytetään selkeän strategian kehittämisessä. Konsultti voi neuvoa tätä prosessia. Konsultit voivat haastatella eri henkilöstöä saadakseen tietää heidän käsityksistään tietystä hankkeesta ja keräämällä nämä tiedot yhteen luodakseen kattavat ja selkeät ohjeet kaikkien yrityksen jäsenten noudatettavaksi ulkoisessa viestinnässä.