Vaikka oppilaitoksen ylläpitäjän, joka tunnetaan myös koulutuksen ylläpitäjänä, tarkat tehtävät vaihtelevat oppilaitoksittain, useimmat ylläpitäjät ovat vastuussa päivittäisistä kampuksen toiminnoista. Yliopiston ylläpitäjät valvovat usein budjetointikysymyksiä, jotka voivat vaihdella taloudellisesta avusta työntekijöiden korvauksiin. He ovat yleensä mukana pääsyprosessissa ja voivat tehdä erityisiä pääsypäätöksiä. Joskus järjestelmänvalvoja voi auttaa ohjaamaan opetussuunnitelmaa ja valvomaan kampuksen tietueiden seurantaa.
Koulutusvaatimusten osalta yliopistojen tai yliopistojen ylläpitäjien on yleensä oltava vähintään kandidaatin tutkinto. Monet koulut vaativat kuitenkin, että niiden ylläpitäjillä on jatkotutkinto asiaan liittyvällä alalla, kuten rahoituksessa, neuvonnassa, koulutuksessa tai liiketoiminnassa. Usein järjestelmänvalvojan erikoisuus määrittää hänen työtehtävänsä.
Esimerkiksi korkeakoulun hallintovirkamiehet, joilla on tutkinto rahoituksesta tai liiketoiminnasta, voivat erikoistua talousasioihin, kuten taloudelliseen apuun. Taloudellisen avun hoitaja olisi todennäköisesti vastuussa niiden varojen seurannasta, jotka maksetaan opiskelijoille lainoina, apurahoina tai apurahoina. Hän voi myös olla vastuussa siitä, että yliopiston talousarvio on tasapainossa ja että hän antaa ehdotuksia oppilaitoksen talouden parantamiseksi.
Toinen yleinen rooli korkeakoulun ylläpitäjällä on opiskelija -asioiden johtaja. Opiskelija-asioiden johtajana järjestelmänvalvoja voi olla vastuussa opiskelija-asunnosta, opiskelijoiden uraohjauksesta, oppilashallituksesta tai koulun sponsoroiman opiskelutoiminnan koordinoinnista.
Korkeakoulun tai yliopiston koosta riippuen saattaa olla myös yliopiston ylläpitäjä, joka keskittyy suhdetoimintaan. Toinen voi keskittyä alumnien osallistumisen valvontaan ja toinen voi hallita koulujen kehittämistä. Järjestelmänvalvojat työskentelevät tyypillisesti ympäri vuoden ja tekevät usein pidempiä tunteja kunkin lukukauden alussa ja ennen tilikauden alkua.
Perusopetusvaatimusten lisäksi menestyvillä korkeakoulun ylläpitäjillä on usein oltava erilaisia taitoja. Vaikka jotkut oppilaitoksen ylläpitäjät saattavat keskittyä kulissien takana olevaan työhön, useimmat ylläpitäjät ovat vuorovaikutuksessa opiskelijoiden kanssa päivittäin. Kyky työskennellä hyvin opiskelijoiden ja opettajien kanssa on usein keskeinen vaatimus. Lisäksi yliopistojen ja korkeakoulujen ekosysteemi muuttuu usein, kun oppilaitos kasvaa tai lainsäädäntö hyväksytään. Tämän seurauksena joustavuus on toinen onnistuneen järjestelmänvalvojan ominaisuus.
Kollegion ylläpitäjää voidaan myös pyytää puhumaan kampuksella presidentin tai osastonjohtajan puolesta. Useimmat yliopiston ylläpitäjät vastaavat koulun puheenjohtajalle ja luostarille. Monet yliopistojen ylläpitäjät istuvat myös koulun korkeimmassa hallintoelimessä toimivassa hallintoneuvostossa tehdäkseen ehdotuksia koulun parantamiseksi.