Mitä ostoasiamies tekee?

Ostoasiamies on ammattilainen, jonka tehtävänä on ylläpitää riittävät määrät yrityksen toiminnan kannalta välttämättömiä materiaaleja. Sen lisäksi, että agentti huolehtii siitä, että yrityksellä on tarvittavat tuotteet ja palvelut, se on usein aktiivisesti mukana neuvottelemassa kyseisten materiaalien hinnoista. Ostoasiamies voi toimia yksin pienessä yrityksessä tai olla osa suuremman yrityksen ostotiimiä.

Tämän tehtävän perustyönkuvaus sisältää tietoja tehtävään kuuluvista tehtävistä. Asianomaisen yrityksen kulttuurista ja rakenteesta riippuen edustaja voi olla vastuussa varaston hallinnasta kaikesta toimistotarvikkeista tavaroiden valmistukseen käytettäviin raaka -aineisiin. Varastoon tehtävien ostosten yhteydessä asiamiehelle voidaan antaa valtuudet tehdä sopimuksia myyjien kanssa työnantajan puolesta. Muissa tapauksissa ostoagentti voi osallistua aktiivisesti neuvotteluihin tilattujen tavaroiden parhaan yksikköhinnan varmistamiseksi ja saattaa asian lopulta johtajan hyväksyttäväksi ennen ensimmäisen tilauksen tekemistä.

Useimpien ostoasiamiespaikkojen osalta on välttämätöntä vertailla jatkuvasti eri tavaroiden ja palvelujen hintoja yrityksen rahan säästämiseksi. Tämä pätee erityisesti silloin, kun yrityksellä on useita tehtaita eri paikoissa. Tässä skenaariossa jokaisella laitoksella on normaalisti toimittaja, joka hallinnoi materiaalivarastoja tällä tasolla, mutta koordinoi ostot hankintaedustajan kautta. Tyypillisesti virkailija toimittaa tavaroita koskevan pyynnön edustajalle, joka sitten arvioi pyynnön. Jos se hyväksytään, edustaja päättää, mistä saa parhaan tarjouksen kyseisistä tavaroista, ja vastaa ostotilauksen pyyntöä. Tällöin tilaus tehdään hyväksytylle myyjälle ja tavarat voidaan lähettää suoraan tehtaalle, josta pyyntö on peräisin.

Voidakseen menestyä ostoasiamiehenä on oltava vahvat organisointitaidot, ymmärrettävä toimiala ja kyettävä tutkimaan ja kelpuuttamaan myyjiä erittäin tehokkaasti. Koska edustajan on tyypillisesti oltava vuorovaikutuksessa muiden yrityksen sisällä sekä myyjien ja toimittajien kanssa, kyky kommunikoida selkeästi on myös erittäin tärkeä. Koska työn ostaminen suuressa yrityksessä voi olla hieman stressaavaa, hankintaedustajan on myös kyettävä selviytymään vaikeista määräajoista ja johtamaan usein useampaa kuin yhtä projektia kerrallaan täyttääkseen tehtävänsä.