Ostoasiantuntija on henkilö, jonka tehtävänä on hoitaa kaikki yrityksen ostoprosessit ja -päätökset samalla, kun se noudattaa määrättyä budjettia. Tässä tehtävässä olevien henkilöiden on myös pidettävä kirjaa kaikista tiedoista ja tiedoista, jotka koskevat yrityksen ostoja ja myyjille tehtyjä tarjouksia. Heidän tehtävänä on myös raportoida nämä tiedot asianmukaisille henkilöstön jäsenille säännöllisesti. Tehtävän tehtäviin kuuluu liiketoimintaan liittyvien tavaroiden ja laitteiden hankinta sekä neuvotteleminen eri myyjien kanssa, jotta tavaroista ja palveluista saadaan kohtuullinen hinta. Useimmat tämän alan työt antavat hänelle myös valtuudet tehdä tarjouksia tavaroista ja palveluista yrityksen puolesta.
Tarkat ostoasiantuntijatehtävät vaihtelevat, koska jokaisella yrityksellä on oma sisäinen toimintansa. Suurin osa osto-asiantuntijavaatimuksista edellyttää kuitenkin erittäin tiukkaa kirjanpitoa. Tietueita voidaan säilyttää paperitiedostoina, tietokannassa tai molemmissa. Asiantuntijoiden on siksi joskus työskenneltävä tietyn ohjelmiston kanssa varmistaakseen, että tiedot ovat tarkkoja ja ajan tasalla. Yksi perusasiakirjatyypeistä, joita asiantuntijan pitää säilyttää, ovat laskut, ostotilaukset ja tarjoussopimukset.
Asiantuntijan on hankinnoissa ja tarkan kirjanpidon yhteydessä laadittava raportit myös organisaation avainhenkilöille. Säännöllinen yhteydenpito myyjien sekä muiden osastojen ja yrityksen työntekijöiden kanssa sisältyy myös tämän tehtävän tyypilliseen toimenkuvaan. Tällaisissa tehtävissä työskentelevien henkilöiden on myös varottava ylittämästä asetettuja budjettirajoja ja varmistettava, että kaikkia ostomenettelyjä noudatetaan.
Monissa yrityksissä ostoasiantuntija työskentelee talousosastolla tai tekee läheistä yhteistyötä kyseisen osaston henkilökunnan kanssa. Siksi on tärkeää, että molemmat tekevät yhteistyötä varmistaakseen, että laskut ja ostopyynnöt käsitellään ajallaan. Asiantuntija tekee myös tiivistä yhteistyötä taloushenkilöstön kanssa varmistaakseen, että budjetit mahdollistavat tarvittavien tavaroiden ja palveluiden ostamisen.
Säännöllinen yhteydenpito myyjiin on myös tärkeä osa asiantuntijan toimenkuvaa. Kun maksuongelmia ilmenee, asiantuntijan on ratkaistava ongelmat myyjän kanssa. Asiantuntijan on myös pidettävä kirjaa kaikista tilauksista, toimituksista ja varastosta. Riippuen yrityksen koosta, jossa asiantuntija työskentelee, tällainen vastuu sisältää usein suhteen rakentamisen useiden toimittajien kanssa.
Jotkin hankintaasiantuntijatyöt antavat myös asiantuntijoita seurata toimistolaitteiden huoltoa. Tässä asemassa olevalta henkilöltä edellytetään joskus takuiden ja palvelusopimusten säilyttämistä. Kun toimistotarvikkeet ja -laitteet on vaihdettava, ostoasiantuntija on yleensä henkilö, joka arvioi ja tekee tilaukset.