Ostokoordinaattorin yleinen tehtävä on ostaa tuotteita ja palveluita yritykselleen tai organisaatiolleen. Tähän voi kuulua mahdollisten toimittajien tunnistaminen ja tutkiminen, tarjouspyyntöjen (RFP) valmistaminen toimittajille, ehdotusten tarkastelu ja neuvottelut hinnoista ja ehdoista. Ostokoordinaattorit vastaanottavat pyyntöjä tietyistä organisaatiossa tarvittavista tuotteista tai palveluista ja saavat sitten hintatarjouksia kyseisistä tuotteista tai palveluista. He valmistavat ja tekevät ostotilauksia toimittajien kanssa ja seuraavat tilauksia varmistaakseen, että ne vastaanotetaan.
Tuotteiden ja palvelujen saaminen ajoissa on erittäin tärkeää organisaatioille, etenkin valmistajille, jotka luottavat toimittajiin osien toimittamisessa, jotta he voivat rakentaa omia tuotteitaan. Hankintakoordinaattorin on varmistettava, että toimittajat toimittavat ajoissa ja ratkaisevat toimittajien ongelmat lähetysten myöhästyessä. Ostokoordinaattorit ratkaisevat myös ongelmat, kun ostotilauksia vastaanotetaan vaurioituneilla tuotteilla, huonompia tuotteita tai muita ongelmia. Tässä roolissa työskentely voi toisinaan aiheuttaa merkittäviä matkoja toimittajien sivustoille, varsinkin kun tutkitaan toimittajia ja neuvotellaan sopimuksista. Ostokoordinaattoreiden odotetaan usein auttavan pienentämään organisaatioidensa kustannuksia neuvottelemalla paremmista sopimuksista ja hinnoista toimittajien kanssa.
Ostokoordinaattorit voivat ostaa tuotteita ja palveluita omien organisaatioidensa käyttöön tai ostaa tukku- tai vähittäiskauppatuotteita jälleenmyyntiin. Ostoskoordinaattori, joka työskentelee suuressa organisaatiossa, jossa on paljon hankintatyöntekijöitä, saattaa olla vastuussa tietyistä ostoalueista, kuten tarjouspyyntöjen kehittämisestä tai tilausten tekemisestä. Pienemmissä organisaatioissa hankintakoordinaattori voi olla vastuussa kaikista ostoprosessin osa -alueista. Hyvin pienissä organisaatioissa ostotoiminto voi olla yksi rooli saman henkilön useiden joukossa.
Yrityksen tai organisaation varastonhallinta voi olla toinen osa hankintakoordinaattorin työtä, johon voi kuulua tietokannan käyttö varastotasojen seurantaan. Ostojen ennustaminen milloin ja kuinka paljon voi olla osa varastotasojen hallintaa. Ostokoordinaattorit luovat myös tilaraportteja ja esityksiä ostamiseen liittyen. He voivat myös saada tehtävänsä etsiä tapoja parantaa ostoprosesseja ja -menettelyjä. Dokumentointiprosessit ja -menettelyt voivat myös olla osa hankintakoordinaattorin roolia.
Ostokoordinaattoreita kutsutaan joskus ostoagentteiksi, ostajiksi tai vastaaviksi. Ostokoordinaattoriksi ryhtyminen voi vaatia mitä tahansa lukion tutkintotodistuksesta kandidaatin tutkintoon työnantajan vaatimuksista riippuen. Hyvät kommunikointitaidot sopimusten neuvottelemiseksi, vahva analyyttinen kyky valita toimittajia ja tarkistaa sopimusehdot sekä vahva päätöksentekokyky ovat tärkeitä ominaisuuksia hankintakoordinaattoreille. Myös mukava työskentely numeroiden kanssa ja hyvät tietokoneen taidot ovat hyödyllisiä.