Hankintavalvoja on eräänlainen johtaja, joka on vastuussa hankintaryhmästä. Osana työtehtäviään ostovalvojat tukevat liiketoimintaa tarkistamalla ostotiedot, hyväksymällä ostohintojen vaihtelut ja hallitsemalla ylimääräisiä ja vanhentuneita kustannuksia. Jos ostovalvoja työskentelee tuotantolaitoksessa, hän on myös vastuussa työskentelystä ohjelmanhallinnan ja tuotannon aikatauluttajien kanssa sen määrittämiseksi, milloin materiaalia on saatavana tuotteiden rakentamiseen.
Ostoehdot ovat pyynnöt ostaa tuotteita asiakastilausten tukemiseksi. Ostovalvoja tarkistaa ostotiedot ja päättää, mitä on tilattava. Todellisen tilauksen syöttämisen tekevät ostajat, jotka työskentelevät ostovalvojan palveluksessa. Yleensä nämä ostotiedot ovat yrityksen resurssien suunnittelujärjestelmän (ERP) tulos. Ennen kuin valtuuttaa ostajat tekemään tilauksia toimittajille, hankintapäällikkö tapaa hallintohenkilöstön vahvistaakseen, että asiakkaiden tilaustarve ja tehdaskapasiteetti riittävät tukemaan näitä tilauksia.
Ostohintojen vaihtelut (PPV) johtuvat siitä, että noteerattu yksikköhinta on korkeampi kuin ERP -järjestelmään ladattu vakioyksikköhinta. Epäsuotuisa PPV voi mahdollisesti aiheuttaa yritykselle vähemmän voittoa, joten hankintavalvojan on tarkistettava mahdolliset epäsuotuisat PPV: t syyn selvittämiseksi. Jos syy johtuu asiakkaiden aiheuttamista ongelmista, kuten toimitusajoista tai alun perin tarjottuja pienempiä määriä koskevista pyynnöistä, hankintapäällikkö lähettää ohjelmapäällikölle pyynnön saada PPV takaisin asiakkaalta. Jos syy liittyy ostajan virheeseen tai muihin ei-asiakkaan aiheuttamiin ongelmiin, ostovalvoja suorittaa perussyiden analyysin ja tarjoaa tarvittaessa lisäkoulutusta tai prosessipäivityksiä, jotta ongelma ei ilmene tulevaisuudessa.
Hankintapäälliköt ovat myös vastuussa ylimääräisten ja vanhentuneiden kustannusten hallinnasta. Ylimäärä on yrityksen omistaman materiaalin määrä, joka on suurempi kuin asiakkaan kysyntä. Vanhentunut viittaa mihin tahansa materiaaliin, jolla ei ole kysyntää, joten sitä ei käytetä. Ostovalvojat tarkastelevat säännöllisesti käsin ja tilausmateriaalin yksityiskohtia varmistaakseen, ettei materiaalia jää pilalle.
Jos kysynnän muutos asiakkaasta saa materiaalia liikaa, hankintavalvoja työskentelee ostajien kanssa ja yrittää palauttaa ylimääräisen alkuperäiselle toimittajalle. Tämän asianmukaisen huolellisuuden suorittamisen jälkeen kaikki hukassa oleva materiaali toimitetaan yleensä asiakkaalle maksuvaatimuksena. Vanhentunut materiaali johtuu usein teknisestä muutoksesta, joka on saattanut poistaa tietyn osan materiaaliluettelosta. Hankintaosasto yrittää palauttaa osat tai löytää toisen tavan käyttää niitä. Jos se ei onnistu, asiakkaalle lähetetään vanhentunut vaatimus.