Omistuskoordinaattori on vastuussa kiinteistöomistusasiakirjojen arkistoinnista ja tallentamisesta. Koordinaattoreita palvelevat tyypillisesti ajoneuvojen vuokrausyritykset, kiinteistönhoitoyritykset ja matkanjärjestäjät. Nämä henkilöt suojaavat yrityksen omistusosuutta kiinteistöstä varmistamalla, että lainoihin, vuokrasopimuksiin ja panttioikeuksiin liittyvät asiakirjat ovat kunnossa.
Monissa maissa, kun kiinteistö palaa omistajalle, myyjän on allekirjoitettava kiinteistön omistusoikeus tai asiakirja uudelle omistajalle ja pyydettävä asiakirja notaarin vahvistamana ja kirjattuna paikalliseen oikeustaloon. Samoin monien alueiden ajoneuvojen omistajien on toimitettava omistusasiakirjat aina, kun auto, vene tai muu ajoneuvo ostetaan tai myydään. Kun joku takaa velan omaisuutta vastaan, lainanantajan on ehkä tehtävä panttioikeusilmoitus paikalliselle tuomioistuimelle, jotta panttioikeus tulee voimaan. Vuokrayhtiön tai kiinteistönhoitoyrityksen palveluksessa olevan nimityskoordinaattorin on varmistettava, että panttioikeudet on kirjattu asianmukaisesti kullekin yrityksen omistamalle ajoneuvolle tai kiinteistölle. Jos virheitä havaitaan, nimikkeen koordinaattori saattaa joutua ottamaan yhteyttä edelliseen omistajaan saadakseen nimikkeen tai sopiakseen valtuutetun allekirjoittajan suorittavan tarvittavat paperityöt.
Kun vuokraustoimisto tai matkatoimisto vuokraa ajoneuvon yksityishenkilölle, arvonlisäverokoordinaattorin on ehkä toimitettava vuokraajalle kopio omistusasiakirjoista, koska monissa maissa kuljettajien on säilytettävä omistusasiakirjat autoissa. Koordinaattorin on ehkä liitettävä otsikkoon kopio allekirjoitetusta vuokrasopimuksesta, jotta jos poliisi pysäyttää ajoneuvon, kuljettajan ja ajoneuvon omistajan välinen suhde dokumentoidaan asianmukaisesti. Vakuutusyhtiöt vaativat toisinaan asiakirjan yksityiskohtia ennen vuokran vakuuttamista, jolloin koordinaattorin on ehkä toimitettava kopio asiakirjasta vakuutusasiamiehelle. Myös autokorjaamoyritysten on yleensä tarkistettava omistusoikeus ennen ajoneuvojen parissa työskentelyn aloittamista.
Kiinteistösijoitusyhtiöt ostavat ja myyvät kiinteistöjä rutiininomaisesti, ja nimikkeen koordinaattori on vastuussa omistusasiakirjojen hankinta- tai julkaisuprosessin hallinnasta. Joissakin maissa valtion virastot perivät kiinteistöveroa, ja yhteisöjen ja yksityishenkilöiden on usein maksettava korkeampi vero kiinteistöistä, jotka vuokrataan kolmansille osapuolille. Vuokra-aikojen välillä kiinteistönhoitoyhtiö voi käyttää kiinteää omaisuutta sisäisiin tarkoituksiin, jolloin yritys voi joskus ansaita veronalennuksen, jos koordinaattori jättää korjattavan otsikon paikalliselle oikeustalolle. Jos yritys päättää sitten vuokrata kiinteistön, sen nimi on päivitettävä osoittamaan, että kiinteistöä käytetään vuokra -asuntona.