Digitaaliset transkriptoijat ovat digitaalisia äänitallentimia, jotka on yhdistetty sulautettuun ohjelmistoon, joten tallennetut tiedot voidaan ladata helposti tietokoneelle. Niistä on tullut olennainen tietojen arkistointimenetelmä ja tärkeä tapa tallentaa tiedot. Niitä käytetään usein yritystarkoituksiin ja opiskelijoiden käyttöön.
Puheiden tallentaminen ja transkriptio -ominaisuudet ovat digitaalisten transkriptorien päätoimintoja. Suulliset tiedot tallennetaan epäjatkuvien arvojen elektronisen prosessin kautta, joka tunnetaan paremmin nimellä digitaalinen. Digitaalista muotoa käyttämällä voidaan tallentaa enemmän tietoa kuin perinteisillä mikrokaseteilla.
Digitaalisia kopiointilaitteita on käytettävä yhdessä ohjelmiston kanssa, joka voi kirjoittaa äänen tietokoneelle. Useimmat digitaaliset transkriptorit ovat yhteensopivia uudempien ohjelmistojen kanssa, mutta on tärkeää tarkistaa järjestelmän yhteensopivuus. Digitaalisten transkriptorien on yleensä oltava myös korkealaatuisessa tilassa, jotta transkriptio olisi käytettävissä. Muussa tapauksessa laite tallentaa, mutta tiedosto ei ole käytettävissä transkriptioon.
Digitaalisen transkriptorin käytön etu on se, että yrittäjä tai opiskelija voi kuunnella luentoa tai esitystä ja tehdä muistiinpanoja samalla, kun hänellä on mukava tietää, että ääni on tallennettu ja että se on helposti saatavilla. Digitaaliset transkriptorit ovat erityisen hyödyllisiä, koska ne poistavat huolen siitä, että jotain on jäänyt huomaamatta. Ne ovat hyödyllisiä myös liiketoiminnan ja koulun ulkopuolella johtamiseen ja organisatorisiin tarkoituksiin.
Digitaalista transkriptoria valittaessa on otettava huomioon useita eri näkökohtia. Toisto, äänentunnistus, laatu ja ääni on otettava huomioon. Akun kesto, automaattinen sammutus ja sanalliset vihjeet ovat myös laadukkaan digitaalisen transkriptorin ominaisuuksia. Joissakin malleissa on yli 250 tuntia tallennusaikaa. Nämä ajat ovat kuitenkin suhteessa laatuun; on usein totta, että mitä korkeampi digitaalisen transkriptorin laatu, sitä lyhyempi akun käyttöikä.
Digitaalisilla transkriptoreilla on usein enemmän kuin äänitallenteita. Useimmissa malleissa on massamuisti, mikä tarkoittaa, että ne pystyvät säilyttämään asiakirjoja ja kuvia. Kuvan ja asiakirjan monimutkaisuus riippuu laitteen laadusta. Digitaalisella transkriptorilla pitäisi myös olla hyvä tiedostonhallinta- ja tallennusjärjestelmä. Tiedostojen on oltava helposti saatavilla ja siirrettävissä henkilökohtaiseen tietokoneeseen.
Tietojen transkriptio digitaalisesta transkriptorista tapahtuu yleensä USB -massamuistiliitäntälaitteen kautta. Tämä edellyttää USB -liitäntäjohdon käyttöä tietokoneen ja digitaalisen transkriptorin välillä. Tallennettua äänitallennetta voidaan siirtää tai kopioida ja sitten tallentaa pysyvästi tietokoneelle.