Ehdotuskirjeet ovat saatekirjeitä, jotka sisältyvät liike -elämän ehdotuksiin, jotta ihmiset voivat tutustua ehdotuksen luonteeseen ja ehdotuksen tekevään yritykseen. Kuten muutkin saatekirjeet, ehdotuskirjeet on suunniteltu tutustumaan lukijaan nopeasti tarvittavilla tiedoilla ja samalla vakuuttamaan lukija, että kirjeen kirjoittaja on paras valinta työhön. Joissakin tapauksissa ehdotuskirjeen on noudatettava tiettyä muotoa ja tyyliä, kun taas toisissa tapauksissa se voi olla luonteeltaan vapaamuotoinen.
Tyypillinen ehdotuskirje sisältää lyhyen keskustelun ongelmasta, johon ehdotus on tarkoitettu, ja yleiskatsauksen ehdotuksen tärkeimmistä tiedoista. Ehdotuskirjeet sisältävät yleensä aika- ja kustannusarvioita sekä lyhyen selityksen siitä, miten ehdotus toimii. Ehdotuskirjeessä voi myös olla yksityiskohtaisia tietoja ehdotuksen tekijän tai yrityksen kokemuksista, pätevyydestä ja sertifikaateista, ja se voi sisältää myös yrityksen historian ja taustatietoja. Asiakirjassa on kauttaaltaan vakuuttava sävy, jonka tarkoituksena on kannustaa lukijaa tarkistamaan liitteenä olevat ehdotusmateriaalit.
Ehdotuskirje voidaan kirjoittaa useissa yhteyksissä. Kun yritys tai virasto lähettää ehdotuspyynnön (RFP), RFP: hen vastaavat ihmiset kirjoittavat yleensä ehdotuskirjeet toimitustensa kanssa. Tarjouspyynnössä on yleensä ehdotusohjeita, jotka antavat ihmisille hyvän käsityksen siitä, mitä ehdotuskirjeeseen tulisi sisällyttää, kirjoittajan pätevyydestä arvioihin liittyvistä kustannuksista. Viitekirjoissa, jotka tarjoavat tietoa liikekirjeenvaihdosta, on usein useita esimerkkiehdotuksia, jotta lukijat voivat perehtyä ehdotusten kirjoittamiseen ennen kuin he tarvitsevat muodollisen ehdotuksen kirjoittamisen.
Jotkut ehdotuskirjeet ovat ei -toivottuja. Yritykset voivat käyttää ehdotuksia myydäkseen tuotteitaan potentiaalisille uusille asiakkaille, koska postitse viestiminen voi olla halpaa ja erittäin kustannustehokasta. Esimerkiksi toimisto -ohjelmistojen valmistaja voi lähettää joukkopostituksen useille toimistoille ja odottaa ainakin jonkin verran kiinnostusta yrityksiltä, jotka vastaavat tilauksilla tai lisätietopyyntöillä. Ei -toivottu ehdotuskirje on yleensä yleisluonteisempi, joten se voidaan lähettää useille ihmisille.
Ehdotusmallin laatiminen, jota voidaan käyttää vastaamaan ehdotuspyyntöön, voi olla vaikeaa, koska jokainen pyyntö ja ehdotus voivat olla hyvin erilaisia. Tyypillisesti paljon tutkimusta tarvitaan ehdotuksen yhdistämiseksi, ja kieli on räätälöitävä lukijalle. Se voi kuitenkin auttaa perustavanlaatuisen luonnoksen laatimisessa, jota käytetään ehdotusten kirjoittamisessa, jotta voidaan varmistaa, että ehdotuksen kaikki tarpeelliset näkökohdat on otettu täysin huomioon. Yritysten tulisi myös säilyttää jäljennökset vanhoista ehdotuksista ja ehdotuskirjeistä ja tehdä muistiinpanoja onnistuneista ehdotuksista, jotta niitä voidaan käyttää tulevien ehdotusten kehittämisessä.