Hallinnoidut tulostuspalvelut viittaavat asiakirjojen painamisen ulkoistamiseen tai asiakirjojen painokoneiden ulkoistamiseen. Tämä voidaan järjestää useilla tavoilla, mukaan lukien tulostus paikan päällä, keskitetty tulostusalue alueella, useita hajautettuja paikan päällä tai kahden viimeisimmän yhdistelmä. Hallittujen tulostuspalvelujen etuja ovat työntekijöiden työvoiman ja kustannusten alentaminen.
Kun useimmat ihmiset ajattelevat hallittuja tulostuspalveluja, ensimmäisenä mieleen tulevat koneet ovat kopiokoneet ja tulostimet, koska näitä työkaluja käytetään useimmiten tulostettujen asiakirjojen tuottamiseen. Organisaation koosta riippuen se saattaa tarvita yhden tai useamman tulostimen, ja ne saattavat tarvita tulostamaan joko värillisinä tai mustavalkoisina. Sama pätee kopiokoneisiin. Joissakin tapauksissa kaksikäyttöiset koneet tai jopa monikäyttökoneet, joissa on skannaus- tai faksitoimintoja, voivat olla paras valinta yritykselle.
Näiden koneiden ostaminen voi olla erittäin kallista. Joidenkin yritysten mielestä niiden tulostamien koneiden vuokraaminen on kustannustehokkaampaa. Useat yritykset tarjoavat tällaista palvelua eri hinnoilla.
Olipa yritys omistanut tai vuokrannut koneet, kopiokoneet ja tulostimet, ne tarvitsevat edelleen säännöllistä huoltoa pitääkseen ne käynnissä ja saattavat tarvita myös hätäpalvelua tiettyjen vikojen tai vaaratilanteiden varalta. Monet samoista yhtiöistä, jotka tarjoavat vuokrasopimuksia, tarjoavat myös tällaisia palveluja vuosittaisen tai monivuotisen sopimuksen perusteella. Tällaiset sopimukset voivat sisältää tietyn määrän väriainekasettien toimittamista kauden aikana, ja ne voivat sisältää tietyn määrän hätäpuheluita sekä säännöllisesti sovittuja huoltokäyntejä.
Tällaisten palveluiden hyödyntämisellä on useita tarkoituksia. Sopimuksen mukaiset palvelukustannukset alennetaan yleensä merkittävästi yhden sopimuksen ulkopuolisen puhelun hinnoista. Useimmat hallitut tulostuspalvelusopimukset määrittävät ikkunan, jonka sisällä palveluvastaus on tehtävä. Tämä auttaa lyhentämään laitteiden seisonta -aikaa. Palveluyrityksen päivystys estää myös työntekijöitä, jotka eivät tunne laitteita, joutumaan yrittämään saada ne uudelleen käyttöön.
Suuremmissa yrityksissä hallinnoidut tulostuspalvelut voivat tarkoittaa keskus- tai ulkopuolista tulostusaluetta. Tämä voi sisältää useita kopiokoneita tai tulostimia, joita hoitaa omistautunut henkilökunta. Tällaiset keskukset voivat myös tarjota lisäpalveluja, kuten suurikokoista tulostusta, sidontaa ja leikkaamista. Useimmiten tämäntyyppinen keskus on tarkoitettu suurempiin töihin, ja sitä käytetään yhdessä useiden tulostimien tai kopiokoneiden kanssa, jotka ovat saatavilla koko rakennuksessa pieniä töitä varten.