Jokaisella tavaroita tai palveluja ostavalla organisaatiolla on tavanomaiset hankintamenettelyt, menetelmät, joita ne käyttävät näiden asioiden hankkimiseen. Nämä menettelyt kattavat kaikki hankintasyklin osat, mukaan lukien toimittajan valinta, sopimusneuvottelut, tilausten tekeminen ja maksu. Kaikilla yrityksillä on hankintamenettelyt, ja niitä käytetään hallitsemaan menotoimintaa, varmistamaan, että asianmukaiset hyväksynnät ovat olemassa ja vähennetty liikaa maksamista. Hankinta- tai ostotoiminta kattaa kaiken menotoiminnan palkanlaskentaa lukuun ottamatta ja muodostaa usein yli 50 prosenttia kaikista menoista.
Hankintamenettelyjen kehittämisen ensisijainen liikkeellepaneva voima on kaikkien menojen hallinta. Käytännössä käytetyt menettelyt voivat vaihdella hieman, mutta ovat samanlaisia. Asianmukainen hyväksymisprosessi sisältää yleensä tehtävien erottamisen ja ylimpien johtajien osallistumisen liiketoimiin, jotka maksavat enemmän kuin tietty hinta. Toinen tavallinen hankintamenettely on rajoittaa pääsyä ostotilauslomakkeisiin ja vaatia muun johtajan kuin tavaroita käyttävän henkilön allekirjoittama lupa. Tämä tavaroiden vastaanottajan ja hyväksynnän erottaminen on suunniteltu varmistamaan, että ylempi toimihenkilö on tietoinen tilauksesta ja voi vahvistaa, että materiaaleja vaaditaan ja että niitä käytetään oikeaan tarkoitukseen.
Toinen yleinen hankintamenettely on luoda lyhyt luettelo ennalta hyväksytyistä toimittajista tietyille hyödykkeille. Toimittajat lisätään luetteloon tarjouskilpailulla, joka suoritetaan aikataulun mukaisesti. Tämä prosessi on suunniteltu läpinäkyväksi ja tarjoamaan yritykselle mahdollisuuden saada alennuksia hinnasta, täyttää laatustandardit ja varmistaa toimitus oikea -aikaisesti.
Riskit yritykselle, jolla ei ole asianmukaisia hankintamenettelyjä, ovat ylikulutus, hyvän arvon saavuttamatta jättäminen ja ostopetokset. Monet ihmiset, joilla ei ole kirjanpito- tai hankintakoulutusta, paheksuvat ostopyynnön vaiheita. Nämä prosessit on kuitenkin suunniteltu säästämään sekä aikaa että rahaa.
Muita yleisiä hankintamenettelyjä ovat arvokynnysten asettaminen, jotka käynnistävät erilaisia hankintatoimia. Esimerkiksi ostokset, jotka maksavat yli tietyn summan, saattavat vaatia ostotilauksen hyväksymisen kahdella johdon tasolla. Paljon korkeamman hinnan ostotilaus saattaa vaatia ehdotuksen antamista.
Joissakin tapauksissa yrityksiä saatetaan joutua puolustamaan ostosopimuksiaan. Jos tarjouskilpailuun osallistunut myyjä katsoo, että heille ei ole annettu oikeudenmukaista mahdollisuutta kilpailla, voidaan nostaa kanne. Sopimusoikeus on suuren laillisen toiminnan lähde, ja yritykset, joilla on vahvat hankintamenettelyt, voivat parhaiten puolustaa liiketoimintapäätöksiään.