Kirjanpitotiedot ovat talousasiakirjoja, jotka tukevat tilinpäätöstä. Ihmiset käyttävät tällaisia tietoja tilinpäätösten ja ilmoitusten laatimiseen, ja tilintarkastajat voivat tarkistaa ne varmistaakseen lausunnon paikkansapitävyyden. Ihmiset, joilla on kiistoja pankin tai yrityksen tileistä, voivat myös pyytää kirjanpitotietoja nähdäkseen, miten yritys on päässyt tiettyyn johtopäätökseen tai saldoon. Näitä tietoja voidaan haastaa, jos ihmiset epäilevät, että lailliset väärinkäytökset ovat vastuussa kirjanpito -ongelmista.
Jotkut yritykset ylläpitävät sähköisiä kirjanpitotietoja. Tilitoimiston henkilöstö syöttää taloustoiminnan sähköiseen järjestelmään, ja järjestelmä voi kohdata myös automaattisen toiminnan. Esimerkiksi, kun joku pyyhkäisee maksukorttia ruokakaupassa, signaali siirtyy pankin kirjanpitojärjestelmään ja tapahtuu automaattinen säätö ostoksen mukaan. Elektronisten asiakirjojen varmuuskopiointiin voi olla saatavana paperikopioita.
Muut kirjanpitotiedot ovat saatavilla paperimuodossa. Tämä voi sisältää esimerkiksi henkilökohtaisia shekkikirjoja, kuitteja ja niin edelleen. Yritykset, joilla on paperitietoja, säilyttävät ne turvallisessa paikassa menetysten välttämiseksi ja voivat tehdä kopioita viitteellisyyden ja mukavuuden varmistamiseksi, jotta heillä on pääsy tietoihin, kun he sitä tarvitsevat. Joskus näiden tietojen digitalisointi voidaan tehdä helpommaksi ja helpommaksi, ja jotkut vanhat tietueet voidaan tallentaa mikrofilmille tai muihin arkistointimuotoihin, koska alkuperäinen dokumentaatio ei ole enää saatavilla.
Lain mukaan ihmisten on säilytettävä kirjanpitotiedot tietyn ajan, esimerkiksi seitsemän vuoden ajan. Tämän ajanjakson jälkeen ihmiset voivat halutessaan murskata tai muuten tuhota vanhat taloudelliset tiedot, vaikka monet yritykset haluavat säilyttää ne, koska ne voivat olla arvokkaita tulevaisuudessa tutkimusten, vertailuraportoinnin ja muun toiminnan kannalta. Verotarkastajien ja sääntelyviranomaisten kaltaiset ihmiset voivat pyytää täydellisiä kirjanpitotietoja, jos he ovat huolissaan tilinpäätöksestä ja haluavat tarkistaa tiedot itse.
Tarkastellessaan kirjanpitotietoja ihmiset kiinnittävät erityistä huomiota näennäisiin eroihin tai sekaviin merkintöihin. Tämä voi sisältää todisteita puuttuvista tiedoista, asiakirjoja paperilla, jotka eivät vastaa annettuja lausuntoja, ja muita merkkejä väärinkäytöksistä tai virheistä. Kun jonkun on tarkasteltava suuria määriä kirjanpitotietoja, mukana voi olla joukko ihmisiä, jotka käyvät läpi materiaalin, ja tarkistamaan muiden työn kaksinkertaisesti varmistaakseen, ettei heidän tilintarkastustoiminnastaan jää mitään.