Konferenssipalvelut sisältävät konferenssien, kokousten tai muiden tapahtumien varaamisen sekä näiden tapahtumien onnistumisen edellyttämien palvelujen suunnittelun ja tarjoamisen. Konferenssipalveluista käytetään yleisesti nimitystä myös kokousten hallinta, tapahtumien hallinta, tapahtumasuunnittelu tai tapahtumamarkkinointi. Konferenssipalvelujen johtajia kutsutaan myös kokousten tai tapahtumien suunnittelijoiksi. Konferenssipalvelut vaihtelevat tapahtuman mukaan, mutta sisältävät tyypillisesti budjetoinnin, majoitusjärjestelyt, ruokailut ja audiovisuaaliset laitteet ja tuen.
Konferenssipalveluita on kahta laajaa luokkaa: ne, joita hallinnoivat sisäiset kokoussuunnittelijat, ja ne, joita hallinnoivat kolmannen osapuolen suunnittelijat. Sisäiset kokousten suunnittelijat ovat tapahtuman isännöitsijän tiloja. Yleensä ryhmän yhteyshenkilö, ryhmän jäsen, joka vastaa kaikkien tarvittavien järjestelyjen tekemisestä, päättää etukäteen, mitä tiloja tapahtumassa käytetään, ja ottaa suoraan yhteyttä omistajiin. Konferenssipalvelujen johtaja nimitetään sitten tästä tilasta. Ulkopuolisia tai kolmansien osapuolten yrityksiä palkataan, kun ryhmällä ei ole valittua tiettyä sivustoa. Ryhmän yhteyshenkilö antaa luettelon vaatimuksista, ja konferenssipalveluyritys alkaa ehdottaa sopivia tiloja ja toimii välittäjänä ryhmän ja sivustojen välillä.
Jokaiseen tilaisuuteen vaadittavat kokouspalvelut sisältävät majoituksen ja ruokailun. Tästä syystä konferenssit järjestetään usein hotelleissa, joissa on kokoustilat paikan päällä. Näitä ovat yleensä suuret ja pienet kokoustilat, tietokonelaboratoriot, juhlasali ja audiovisuaaliset ominaisuudet kaiuttimille tai esityksille. Ateriat hoitaa yleensä laitoksen oma ruoka- ja juomaosasto. Näitä konferenssipalveluja hallinnoi paikan päällä oleva henkilökunta, ja niitä koordinoi konferenssipalvelupäällikkö, joka tekee kaikki tarvittavat järjestelyt, kun ryhmä ilmoittaa heidän tarpeistaan.
Kolmannen osapuolen konferenssipalveluiden johtajat tarjoavat ehdotuksia konferenssipaikaksi ja koordinoivat sitten kaikki lisäpalvelut, jos kyseinen palvelu ei tarjoa niitä, kuten ateriapalvelut ja hotellivaraukset. Tämäntyyppinen konferenssien suunnittelu on yleistä ryhmille, jotka ovat liian suuria yhdelle hotellille, tai ryhmille, jotka haluavat kolmannen osapuolen auttavan heitä neuvottelemaan parhaasta hinnasta. Konferenssipalvelut sisältävät myös kaiken sellaisen virkistyksen suunnittelun, jota ryhmä voi haluta oleskelunsa aikana.
Kokoustilan valitseminen onnistuu parhaiten tutkimalla ryhmän tarpeita ja mitä he haluavat saavuttaa tapahtuman aikana. Tyypillisiä konferensseja ovat messut, yritysten koulutusohjelmat tai vuosittaiset palkintojenjakotilaisuudet. Monet hotellikokouspalvelujen suunnittelijat suunnittelevat myös häitä tai pieniä perhetapahtumia. Konferenssipalveluammattilaisten palkkaamisen tavoitteena on varmistaa, että kaikki ryhmän tarpeet täytetään ja että tapahtuma sujuu ilman, että sinun tarvitsee huolehtia yksityiskohdista.