Kustannustenhallintajärjestelmät edustavat laajaa valikoimaa työkaluja, joita yritys käyttää seuraamaan toiminnassaan havaittuja kustannuksia. Lähtökohtana on kustannuslaskentajärjestelmä, joka edustaa tilejä, joita käytetään kustannusten keräämiseen ja jakamiseen. Menettelyt ovat toinen osa kustannustenhallintajärjestelmiä; nämä edustavat suuntaviivoja, joita yritys noudattaa jakamalla kustannuksia ja hinnoitellakseen järjestelmänsä tuottamia tavaroita. Järjestelmä tuottaa myös seurantajärjestelmän, jossa yritys voi verrata todellisia kustannuksia ennalta määrättyihin arvioihin tarkkuusanalyysiä varten.
Useimmat yritykset käyttävät kirjanpitokirjaa sisäisten taloudellisten tietojen seurantaan tarvittavien tilien luomiseen. Kirjanpito sisältää tuotantoprosessissa käytettyjä kohteita koskevia erityisiä tilejä, kuten raaka -aineita, työvoimaa, yleiskustannuksia, valmiita tuotteita ja myytyjen tavaroiden kustannuksia. Johtavat kirjanpitäjät julkaisevat kustannushallintajärjestelmiin liittyvät tiedot näille tileille ja varmistavat, että tietovirta on tarkka ja vastaa yrityksen toimintaa.
Yksityiskohtaiset menettelyt ovat toinen osa kustannustenhallintajärjestelmiä. Nämä menettelyt määräävät, kuinka yritys tallentaa tiedot ja tunnistaa tuotantojärjestelmään liittyvät kustannukset. Esimerkiksi johtavat kirjanpitäjät kirjaavat ostokset, kun yritys on tehnyt ne; erät pysyvät tietyillä tileillä, kunnes ne siirretään tuotantojärjestelmään. Yritykset toteuttavat nämä menettelyt varmistaakseen, että ne raportoivat tarkasti varastotuotteet eivätkä ota huomioon kustannuksia ennen kuin tuotantoosastolle aiheutuu.
Yritykset käyttävät kustannustenhallintajärjestelmiä antaakseen tietoja päätösten tekemiseksi. Annetut tiedot koskevat tyypillisesti yksittäisiä tuotteita ja yritykseen liittyvää tuotantokapasiteettia. Nämä tiedot auttavat omistajia ja johtajia määrittämään, pitäisikö heidän lisätä tai vähentää tuotantoa sisäisten ja ulkoisten tekijöiden perusteella. Sisäisiin tekijöihin voi kuulua kyky parantaa tuotannon laatua tuottamalla enemmän tavaroita tai alentaa yleiskustannuksia yksittäisten tavaroiden avulla.
Ulkoisia tekijöitä, jotka voivat ohjata kustannustenhallintajärjestelmiin perustuvia päätöksiä, ovat kilpailukykyiset tuotteet, suurempi kuluttajakysyntä tai kyky tarjota korvaava tuote. Jokainen näistä tekijöistä voi osoittaa, että yritys voi tuottaa tavaroita halvemmalla tai laadukkaammin kuin toinen yritys. Kustannustenhallintajärjestelmät voivat antaa tarvittavat tiedot osoittamaan, että yrityksellä on kustannusetua muihin yrityksiin verrattuna. Tämä antaa yritykselle mahdollisuuden parantaa markkinaosuuttaan käyttämällä kilpailuetuaan markkinoilla ja ylittämällä kilpailijat.