Sairauskertomusjärjestelmät ovat paperiversioita tai sähköisiä järjestelmiä, joita käytetään järjestämään ja luetteloimaan hoitoja, yleisiä terveydentilaa koskevia tietoja ja muita potilaille tärkeitä tietoja. Nykyään monet lääkäritoimistot, sairaalat ja muut lyhyen ja pitkän aikavälin hoitolaitokset käyttävät ohjelmistoja räätälöidyn sairauskertomusjärjestelmän luomiseksi. Seuraavassa on muutamia esimerkkejä siitä, minkä tyyppisiä tietoja järjestelmissä säilytetään ja miten niitä käytetään.
Keskeinen kaikentyyppisille potilaskertojärjestelmille on luetteloitujen tietojen sisältämät potilastiedot. Se sisältää perustiedot, kuten potilaan nimen, sukupuolen ja iän. Rekisterissä on myös lähisukulaisten tai muiden henkilöiden, joilla on lupa vastaanottaa tietoja potilaasta, yhteystiedot. Mahdolliset allergiat on myös dokumentoitu. Jos potilaalla on jonkinlainen vakuutus tai jonkinlainen terveydenhuollon alennussuunnitelma, asiaankuuluvat tiedot säilytetään myös potilastiedostossa.
Potilastietojen ohella potilaskertomusjärjestelmät pystyvät myös tallentamaan vuosien ajan tietoja lääkärikäynneistä, sairaalahoidosta, kirurgisista toimenpiteistä ja lyhyellä tai pitkällä aikavälillä määrätyistä lääkkeistä. Useimmat järjestelmät sisältävät kenttiä, joilla lääkärit, sairaanhoitajat ja muu valtuutettu lääkintähenkilöstö voivat kirjoittaa muistiinpanoja jokaisesta tapahtumasta, jossa sairaanhoito laajennettiin potilaaseen.
Potilaskertomusjärjestelmät toimivat joskus myös keinona dokumentoida viestintä potilaan tai vakuutuksen tarjoajan kanssa. Järjestelmä voi tallentaa päivämäärät, jolloin korvaukset laadittiin ja toimitettiin palveluntarjoajalle, vastaukset korvausvaatimuksiin ja kaikki vakuutusyhtiöltä tai suoraan potilaalta saadut maksut. Tämän ansiosta potilaalle voidaan luoda laskuja, jotka pitävät hänet ajan tasalla tilin nykyisestä tilasta.
Sähköisten sairauskertomusjärjestelmien myötä monet toimenpiteet, jotka kesti tunteja, voidaan nyt suorittaa paljon lyhyemmässä ajassa. Esimerkiksi sähköisiä sairauskertomuksia voidaan hakea avainsanoilla, jolloin on mahdollista tarkastella nopeasti useiden vuosien taakse kulkevia potilastietoja ilman, että selataan suuria määriä painettuja asiakirjoja. Sen lisäksi, että tietokone hakee nopeasti tietoja lääketieteellisten palvelujen tarjoamiseksi potilaalle, tietokoneistetut potilastiedot helpottavat myös tilastojen laatimista tietyn sairauden vuoksi hoidettujen potilaiden määrästä tai tietyn lääkärin useimmin myöntämistä lääkkeistä. Tämäntyyppiset tiedot voivat olla erittäin hyödyllisiä arvioitaessa käytännön laajuutta ja lääkärin tarjoaman hoidon yleistä laatua.
Terveystietojen hallintatyökaluna sähköisten terveystietojen arvoa ei voida aliarvioida. Tiedot, jotka olisi tallennettava etävarastoon, voidaan helposti syöttää lääketieteellisiin tietojärjestelmiin ja tallentaa kiintolevylle sekä CD -levyille helpon noutamisen vuoksi. Tämä auttaa pitämään tulostetut asiakirjat mahdollisimman vähäisinä ja vapauttaa tilaa muihin tarkoituksiin.
Kiintolevyillä tai paikallisilla palvelimilla oleskelevien potilastietojärjestelmien lisäksi ne voidaan sijoittaa myös etäpalvelimelle ja muihin etätallennusratkaisuihin. Tämä etu on erityisen hyödyllinen tilanteissa, joissa halutaan pitää varmuuskopiot tiedoista saatavilla. Jos lääkärin vastaanotolle tai sairaalalle aiheutuu vahinkoa luonnonkatastrofin vuoksi, kaikki potilastiedot säilytetään edelleen ja niihin pääsee käsiksi käyttämällä oikeita valtuutuskoodeja.