Lähetysasiakirjat, jotka tunnetaan myös nimellä kuljetusasiakirjat, ovat laillisia asiakirjoja, joita käytetään tavaroiden kuljettamisessa paikasta toiseen. Lähetysasiakirjat vaaditaan tavaroiden lailliseen kuljetukseen kotimaassa sekä kaikentyyppisissä kansainvälisissä kuljetuksissa. Tavaroiden lähetyksen ja toimituksen hallintaan tarvittavat tarkat asiakirjat vaihtelevat määräysten ja standardien perusteella, joita sovelletaan sekä lähetyksen lähtöpaikassa että määräpaikassa sekä niiden välissä, joissa tavarat on rekisteröitävä ja tarkastettava.
Yksi perusasiakirjoista on konossementti. Tätä asiakirjaa käytetään usein sekä kotimaisissa että kansainvälisissä kuljetuksissa, ja sen antaa usein rahdinkuljettaja tai rahdinkuljettajan edustaja. Joissakin maissa lähettäjä voi laatia konossementin etukäteen, kunhan asiakirja on sekä kansallisten kuljetussääntöjen että rahdinkuljettajan standardien mukainen. Vaikka asiakirjan tiedot vaihtelevat, useimmat tunnistavat lähettäjän ja vastaanottajan ja tarjoavat perustiedot molemmille osapuolille. Toimitukseen sisältyy myös kuvaus tavaroista, jotka sisältyvät lähetykseen, sekä kunkin lähetyksen sisältämän tavaran määrät ja lähetyksen kokonaispaino. Kuljetusyritykset sisältävät yleensä tietoja lähetyksen noutamisesta, arvioidusta toimituspäivästä ja lähetyskuluja koskevista tiedoista, mukaan lukien siitä, ovatko kyseiset maksut ennakkomaksullisia vai perittyjä.
Pakkausluettelo on toinen esimerkki tavallisista lähetysasiakirjoista, jotka sisältyvät rutiininomaisesti lähetyksen mukana toimitettuihin asiakirjoihin. Tämä asiakirja toimii usein vastaanottajan keinona varmistaa, että konossementissa mainitut tavarat todella toimitetaan vastaanottajalle. Joidenkin lähetys- ja vastaanotto -osastojen käytännöt edellyttävät, että vain lähetykset, joihin liittyy pakkausluettelo tai kuitti, voidaan hyväksyä.
Kansainvälisissä lähetyksissä on useita muita lähetysasiakirjatyyppejä, jotka ovat todennäköisesti tarpeen. Alkuperätodistus osoittaa, mistä lähetys on peräisin ja kuka oli vastuussa tavaroiden lähettämisestä lähetystä varten. Vakuutustodistus dokumentoi kattavuuden, joka on saatu suojaamaan matkalla olevaa lähetystä suojaten tehokkaasti sekä lähettäjän että vastaanottajan etuja. Tulliasiakirjat ovat välttämättömiä, jotta tavarat voivat lähteä alkuperämaasta ja ne voidaan vastaanottaa vastaanottajan asuinvaltioon. Jos lähetyksen on kuljettava useiden maiden kautta matkan aikana, tulli -asiakirjojen on täytettävä kunkin sataman tai pysähdyspaikan asettamat standardit matkan varrella.
Lähetysasiakirjat ovat tärkeitä kaikkien toimitusprosessiin osallistuvien osapuolten suojaamiseksi. Noudattamalla sovellettavia toimitussääntöjä on mahdollista varmistaa, että tilaukset ovat oikein, ne toimitetaan ajallaan, pakataan kuljetusstandardien mukaisella tavalla ja että itse toimitusprosessista veloitettavat hinnat ovat yhteensopivia lähettäjän ja rahdinkuljettajan väliset sopimukset. Jos jokin lain edellyttämistä lähetysasiakirjoista ei ole laadittu asianmukaisesti, on todellinen mahdollisuus, että lähetys välitetään, kunnes virheet on korjattu tai korvaavat asiakirjat on laadittu ja lähetetty paikkaan, jossa lähetys on väliaikaisesti varastoitu.