Käyttöpääoma on kirjanpidon peruskaava, jota yritykset käyttävät lyhyen aikavälin taloudellisen tilanteensa määrittämiseen. Peruskaava on lyhytaikaiset varat miinus lyhytaikaiset velat. Käyttöpääoman muutoksia tapahtuu, kun jompikumpi näistä kahdesta erästä nousee tai laskee arvoa. Sekä lyhytaikaiset varat että lyhytaikaiset velat löytyvät yrityksen taseesta. Kukin ryhmä edustaa yrityskäyttöön omistettuja tavaroita tai maksuvelvollisuutta palveluista ja tavaroista. Merkittävät muutokset – positiiviset tai negatiiviset – käyttöpääomassa voivat lähettää ristiriitaisia signaaleja sekä sisäisille että ulkoisille liiketoiminnan sidosryhmille.
Vaihto-omaisuus sisältää rahavarat, vaihto-omaisuuden, myyntisaamiset ja lainasaamiset. Näihin eriin sisältyy omaisuutta, jota yritys käyttää liiketoiminnassaan alle 12 kuukauden kuluttua. Jotta käyttöpääoma muuttuisi, yhden näistä kohdista on lisättävä tai vähennettävä. Kirjanpitotapahtumat voivat koskea kahta tai useampaa näistä tileistä, joilla ei ole vaikutusta käyttöpääomakaavaan. Esimerkiksi omaisuudenvaihtotapahtuma tapahtuu, kun yritys kerää käteistä tilille aikaisemmista myynneistä. Tämä lisää käteistä ja vähentää myyntisaamisia.
Lyhytaikaiset velat sisältävät ostovelat, kauppaluotot, lyhytaikaiset lainat ja luottolimiitit. Kuten lyhytaikaiset varat, näiden yritysten on maksettava nämä taloudelliset velvoitteet alle 12 kuukaudessa. Omaisuudenvaihtotapahtumat eivät yleensä esiinny lyhytaikaisissa veloissa. Käyttöpääomassa tapahtuu muutoksia, kun nämä erät kasvavat tai pienenevät. Lyhytaikaisten velkojen pienentämiseen yritykset käyttävät yleensä käteisvaroja, joten käyttöpääoma ei muutu, koska sekä lyhytaikaiset varat että lyhytaikaiset velat pienenevät rinnakkain. Yritykset, jotka maksavat lyhytaikaisia velkojaan uudelleenrahoittamalla lainoja tai käyttämällä luottolimiittiä ostovelkojen maksamiseen, muuttavat käyttöpääomasaldoaan.
Käyttöpääoma on tärkeä käsite liiketoiminnassa, koska kaikilla yrityksillä on oltava käteistä, jotta ne voivat maksaa liiketoimintaan liittyviä kuluja. Pankit, lainanantajat ja sijoittajat tarkastelevat tätä lukua ja siitä aiheutuvia muutoksia käyttöpääomassa arvioidakseen yrityksen taloudellista tilaa. Yritykset, joilla on suuria heilahteluja positiivisesta käyttöpääomasta negatiiviseen, voivat neuvoa lainanantajia ja sijoittajia yrityksen liiketoimintatavoista. Se, että myyntisaamisista ei saada riittävästi pääomaa, on yleinen ongelma. Yritykset myyvät tavaroita tilille, mutta niillä on vaikeuksia saada erääntynyttä saldoa. Tämä johtaa suuriin ei-perittämättömiin saldoihin, jotka alentavat yrityksen käyttöpääomaa. Se tarkoittaa myös sitä, että yritysten on löydettävä muita tapoja tuottaa rahaa lyhytaikaisten rahoitustarpeiden maksamiseen.