Pääkirjan koodeja käytetään tunnistamaan veloitukset ja hyvitykset, jotka kulkevat yrityksen yleisten tilien kautta. Monien maiden lait edellyttävät, että yritysten omistajat pitävät kirjanpitoa liiketoiminnan kuluista useiden vuosien ajan, ja veroviranomaiset voivat pyytää kopioita näistä tiedostoista tarkastusten aikana. Kirjanpitokoodien avulla yritysten omistajat ja tilintarkastajat voivat helposti seurata erilaisia tuloja ja kuluja.
Monet yritykset seuraavat erikseen erilaisia kuluja ja näiden kulujen yksityiskohdat on lueteltu kirjanpitokirjoissa, joita kutsutaan alakirjoiksi. Jokaisella alakirjalla on tunnistava tilikoodi. Vaikka erityyppisille tapahtumille on olemassa erilliset tilit, luotot ja veloitukset kulkevat usein yrityksen pääkäyttötilin läpi ja kaikki nämä kulut on kuvattu päiväkirjassa tai kirjanpitoasiakirjassa, joka tunnetaan pääkirjana. Pääkirjan koodeja käytetään osoittamaan, mihin alakirjaan varat siirrettiin yleisen tilin kautta suoritetun selvityksen jälkeen.
Joidenkin maiden kirjanpitolainsäädäntö tarkoittaa, että pääkirjatilien saldon tulee olla nollassa liiketoiminnan päättyessä, koska nämä tilit ovat läpivientitilejä, eikä veloitukset tai hyvitykset voi vaikuttaa pysyvästi pääkirjatilin saldoon. Kirjanpitäjät tai kirjanpitäjät tasapainottavat pääkirjaa vertaamalla kaikkia velkoja ja hyvityksiä, jotka kulkivat tilin läpi tiettynä päivänä. Jos tililtä suoritettaessa maksua käytettiin veloitusta, kirjanpitäjän on kuitattava tämä veloitus luotolla, jota käytettiin rahan nostamiseen alikirjasta. Joskus pääkirjan liput menevät väärään paikkaan tai katoavat, jolloin kirjanpitäjän on tarkastettava tilit virheen jäljittämiseksi ja kirjoitettava sitten uudet siirtoliput käyttämällä asianmukaista pääkirjan koodia ongelman korjaamiseksi.
Joissakin maissa pääkirjanpito sisältää luettelon yrityksen muista kuin käteisvaroista, kuten omaisuudesta ja myyntisaamisista sekä käteisestä. Näin ollen tilillä ei ehkä ole nollaa, koska näiden varojen arvo otetaan huomioon yhtälössä. Alakirjanpitoon liittyvien tapahtumien ei kuitenkaan pitäisi vaikuttaa yleiseen tilin saldoon, koska näiden tapahtumien tulisi sisältää veloitus ja kuittausluotto.
Suuryritykset antavat usein jokaiselle osastopäällikölle vähintään yhden pääkirjan koodin, jota voidaan käyttää tietylle osastolle aiheutuvien kulujen jäljittämiseen. Yrityksen useat toimialat käyttävät muita pääkirjan koodeja, koska kaikille osastoille aiheutuu tiettyjä kuluja, kuten työntekijöiden palkkojen tai paperitarvikkeiden koodit. Jotkut yritykset valvovat tiukasti pääkirjan koodien jakamista estääkseen häikäilemättömiä työntekijöitä käyttämästä koodeja varojen väärinkäyttöön. Monet yritykset vaativat vähintään kaksi työntekijää allekirjoittamaan pääkirjakortit, ja sisäiset tarkastukset suunnitellaan säännöllisesti petosten ehkäisemiseksi ja havaitsemiseksi.