Palkkakustannukset ovat kustannuksia, joita yritykselle aiheutuu työntekijöiden palkkaamisesta, mukaan lukien työntekijöille maksetut korvaukset sekä kaikki verot ja muut työnantajakustannukset, joista työnantaja on vastuussa. Yhdysvalloissa nämä kulut koostuvat yleensä työntekijän bruttotuloista sekä työnantajan osuudesta Medicare- ja FICA- (sosiaaliturvaveroista), muista lakisääteisistä liittovaltion tai osavaltion veroista sekä kaikista muista etuuksista aiheutuvista kustannuksista suhteessa työsuhteeseen yritys.
Palkka- ja palkkakulut eivät siis ole sama asia. Työnantajan palkka on kaikille työntekijöille maksettavan korvauksen bruttomäärä, mutta palkkakustannukset Yhdysvalloissa ovat yleensä vähintään 10–15% korkeammat johtuen palkkaverojen ja muiden lakisääteisten lisäetujen, kuten työttömyysvakuutuksen ja työkyvyttömyysvakuutus. Lakisääteiset palkkiot lasketaan palkkakustannuksiksi vain, kun ne maksaa työnantaja, eikä niitä vähennetä työntekijän korvauksista.
Luontaisetuja, kuten sairaus- ja henkivakuutusmaksuja, pidetään asianmukaisesti osana palkkakustannuksia, koska ne maksetaan puhtaasti työsuhteen perusteella. Työn suorittamiseen tarvittavia laitteita ei kuitenkaan pidetä tämän tyyppisinä kuluina, koska ne ovat välttämätön osa työn tekemistä. Esimerkiksi mekaanikko vaatii työhönsä työkaluja ja turvalaitteita, mutta ei sairaus- tai henkivakuutusta. Monet työnantajat tarjoavat yleensä kokoaikaisille työntekijöille osana kokonaiskorvauspakettia luontoisetuja, kuten sairaus- tai henkivakuutuksia tai lukukausimaksuja, ja tällaisten kannustimien kustannukset työnantajalle luokitellaan asianmukaisesti palkkakustannuksiksi.
Nämä kulut ovat yleensä yksi suurimmista kustannusluokista, joita yritykselle aiheutuu, minkä vuoksi ne on ehdottomasti luokiteltava oikein, jotta työnantajalla on aina tarkka käsitys ihmisten työllistämisen todellisista kustannuksista. Näiden kulujen yhdistäminen taseeseen antaa johdolle myös tarkan käsityksen siitä, kuinka suuri osa yrityksen kuluista liittyy työllisyyteen ja miten se vaikuttaa kannattavuuteen.
Syntyneitä, mutta vielä maksamattomia palkkakustannuksia kutsutaan kertyneiksi palkkakustannuksiksi ja ne raportoidaan velana. Tässä luvussa on kaksi pääkomponenttia. Ensimmäinen on palkallinen loma, jonka työntekijät ovat keränneet mutta jota ei ole vielä käytetty, mikä on velvollisuus, jonka työnantajan on täytettävä jossain vaiheessa tulevaisuudessa. Toinen on ansaitun, mutta vielä maksamatta olevan korvauksen määrä, kuten silloin, kun tilinpäätösjakson loppu kuuluu palkanlaskentakauteen tai raportointijakson ajalta maksettu palkka maksetaan vasta jossakin vaiheessa jälkeenpäin.