Palkkaraportit ovat asiakirjoja, jotka luodaan kirjanpidosta, jotka liittyvät yrityksen tai yrityksen palkkalaskelmaan. Raportit on yleensä rakennettu siten, että ne ottavat huomioon kaikki palkanmaksutapahtumat tietyn ajan. Ne voivat kattaa yhden palkkakauden tai sisällyttää pidempiin ajanjaksoihin liittyviä tietoja, kuten neljännesvuosittaisen tai vuosipalkan.
On olemassa useita keskeisiä osia, jotka ovat osa peruspalkkaraportteja. Raportin perustana ovat yrityksen kanssa työskentelevien työntekijöiden palkat mainitulla ajanjaksolla. Näissä raporteissa palkan ja palkan bruttolukujen lisäksi esitetään myös työntekijälle maksetun palkan nettosumma.
Palkka- ja palkkaraporttien lisäksi palkkalaskelmat erittelevät kaikenlaiset pidätystoiminnot. Ennakonpidätyksiin sisältyy yksityiskohtaisia tietoja siitä, kuinka paljon veroja työnantaja pitää paikallisille ja kansallisille verotoimistoille. Jos on olemassa jonkinlainen kansallinen taloudellinen turvaohjelma, kuten Yhdysvaltain sosiaaliturvaohjelma, myös työnantajat pidättävät lasketun summan ja välittävät varat asianomaiselle virastolle.
Palkkaraportit heijastavat myös muita pidätyksiä. Esimerkkejä näistä muista pidätysmuodoista ovat vapaaehtoiset maksut eläkeohjelmiin, lisärahoitukseen liittyvät palkkojen vähennykset tai vakuutusmaksut, jotka on pidätetty työnantajan kautta tarjotun sairausvakuutuksen tai sen osan maksamiseksi. Ennakonpidätysten kokonaismäärä ja työntekijälle myönnetyt nettotulot ovat yhtä suuret kuin mainitun ajanjakson luetellut bruttotulot.
Vaikka suuri osa näiden raporttien yksityiskohdista keskittyy siihen, miten palkat jaetaan, tyypillinen raportti sisältää myös tietoja työnantajan maksamista veroista. Monissa maissa työnantajat ovat velvollisia maksamaan veroja työntekijöiden palkasta pidätettyjen verojen lisäksi. Kattavat palkkaraportit sisältävät tietoja kauden aikana maksettujen työnantajan verojen kumulatiivisesta kokonaismäärästä sekä verorasituksen jakautumisen tiettyyn määrään työntekijää kohti.
Vaikka palkkaraportit luotiin kerran manuaalisesti, monet yritykset käyttävät nyt ohjelmistoa, joka analysoi nopeasti kaikki asianmukaiset tiedot ja järjestää tiedot hyödyllisiin muotoihin. Useimmat talousohjelmistot tarjoavat malleja, joita voidaan käyttää palkkaraporttien luomiseen.