Kannettava asiakirjaformaatti on tiedostomuoto, jonka avulla voidaan luoda sähköisiä asiakirjoja minkä tahansa tyyppisellä tekstinkäsittelyohjelmalla tai tulostusmedian ohjelmistolla. Bonuksena asiakirja voidaan jakaa muiden kanssa, jotka voivat avata ja lukea asiakirjan käyttämästään tekstinkäsittelyohjelmistosta riippumatta. Tässä on joitain tietoja PDF -tiedostojen luomisesta ja miksi ne ovat niin hyödyllinen monissa sovelluksissa.
PDF -tiedostot on kehittänyt Adobe Systems, ja ne ovat olleet tapa, jolla useat tekstinkäsittelyjärjestelmät käyttävät ihmiset voivat jakaa valmiita asiakirjoja. Koska käytössä on useita tekstinkäsittelyohjelmistopaketteja, jotka eivät ole yhteensopivia toistensa kanssa, Adobe® Acrobat® -ohjelmiston keskipiste oli yhteisen tiedostomuodon tarve, jonka kaikki voivat avata ja lukea.
Riippumatta siitä, suosiko loppukäyttäjä avoimen lähdekoodin, Microsoft®- tai Corel® -tekstinkäsittelyohjelmia, asiakirjat voidaan luoda haluamaasi ohjelmaan ja tallentaa sitten PDF -tiedostoiksi. Täyden Adobe® -paketin avulla on myös mahdollista luoda asiakirja Adobe® -ohjelmistolla yhtä helposti kuin millä tahansa tekstinkäsittelyohjelmalla. Tallennetut tiedostot voidaan jakaa muiden kanssa, joiden on vain ladattava ilmainen Adobe® Reader®, jotta tiedosto voidaan avata ja lukea.
Yksi PDF -tiedostojen käytön eduista sähköisten asiakirjojen jakelussa on, että tiedosto voidaan lukita muiden muokkaamista vastaan, vaikka heillä olisi Acrobat® -ohjelmisto. Tämä on lisännyt PDF -tiedostojen käyttöä esimerkiksi sähköisiin uutiskirjeisiin, sopimuksiin, kirjan käsikirjoituksiin ja talousraportteihin. Koska asiakirjat ovat turvassa, asiakirjan lähettäjä ylläpitää korkeaa valvontaa, vaikka asiakirja olisi jaettu laajasti. Sen lisäksi, että niitä käytetään usein liike-elämässä, PDF-tiedostoja käytetään usein myös luomaan myytävänä olevia sähköisiä kirjoja, verkkolehtiä ja sähköisiä esitteitä voittoa tavoittelemattomille järjestöille.
Vaikka PDF -tiedostot on alunperin kehittänyt Adobe®, nykyään on markkinoilla useita tuotteita, jotka muuttavat laskentataulukot, tekstiasiakirjat ja lähes kaikki sähköisen kirjoittamisen ohjelmistot PDF -tiedostoiksi. Yleensä nämä tuotteet voivat keskittyä muun tyyppisten tiedostojen muuntamiseen PDF -muotoon sen sijaan, että luodaan PDF -tiedostoja tyhjästä. Vaikka monet näistä tuotteista näyttävät toimivan hyvin, harvat niistä voivat kilpailla hinnasta Acrobatin ominaisuuksien kanssa. PDF -tiedostojen luomisessa ja lukemisessa alkuperäinen voi silti olla paras.