Pehmeät kustannukset, joita joskus kutsutaan välillisiksi kustannuksiksi, ovat liiketoiminnan kustannuksia, jotka eivät liity liiketoiminnan välittömään prosessiin. Vaikka tämäntyyppiset kustannukset ovat välttämättömiä, ne keskittyvät yleensä liitännäiskysymyksiin, jotka eivät vaikuta päivittäiseen tuotantoprosessiin. Muutamia esimerkkejä pehmeistä kustannuksista ovat kulut, jotka liittyvät myyntiin ja markkinointiin, eri verovirastojen maksamat verot ja kaikki palkkiot tai vakuutusmaksut, jotka yritys maksaa palveluntarjoajilleen.
Rakennusalalla pehmeillä kustannuksilla tarkoitetaan melkein kaikkia kuluja, jotka eivät liity suoraan työvoimaan tai rakennustöissä käytettyihin kustannuksiin tai materiaaleihin. Tämä sisältäisi kulut, kuten rakennuttajan riskivakuutussuunnitelmien vakuutusmaksut, korot, jotka liittyvät mihin tahansa rahoitukseen, jota käytetään rakentamisen kokonaiskustannusten hallintaan, ja jopa arkkitehtien perimät maksut. Ei ole epätavallista, että työntekijöiden ylitöistä aiheutuvat kustannukset katsotaan myös välillisiksi kustannuksiksi, koska kulut katsotaan tuntipalkkaan varatun budjetoidun summan ulkopuolelle.
Lähes kaikentyyppisille yrityksille aiheutuu toiminnasta jonkinlaisia epäsuoria tai pehmeitä kustannuksia. Yrityksellä on ainakin verot maksettavaksi ja se myös todennäköisesti tarvitsee ajoittain laillisia tai muita tukipalveluja. Joidenkin vastuuvakuutusten ylläpito on edullinen kustannus, joka jopa paikallisille yrityksille, kuten nurmikonhoitopalveluille tai putkimiehille, aiheutuu osana jatkuvaa liiketoimintaprosessia. Myyntivakuuden valmistamisesta ja painamisesta aiheutuvat kustannukset ovat myös yleinen esimerkki välillisistä kustannuksista, joita useimmat yritykset kokevat. Kaikkia näitä maksuja pidettäisiin välillisinä kustannuksina, koska ne eivät vaikuta liiketoiminnan ydinliiketoimintaan tai tuotantoon.
Aivan kuten yritysten on seurattava suoria tai kovia kustannuksia ja tehtävä kaikkensa pitääkseen työ- ja materiaalikustannukset järkevinä, on myös tärkeää hallita välillisiä kustannuksia parhaalla mahdollisella tavalla. Tämä tarkoittaa usein valmiiden tuotteiden varastojen seurantaa varmistaakseen, että näiden varastojen verot pidetään mahdollisimman alhaisina ja säilytetään silti varastotilanne, joka riittää täyttämään asiakkaiden tilaukset. Samalla tavalla yritykset pyrkivät turvaamaan erilaiset palvelut mahdollisimman kustannustehokkailla maksuaikatauluilla, mikä auttaa pitämään pehmeät kustannukset edelleen linjassa.