Projektinhallinnan virstanpylväitä esiintyy, kun saavutetaan ratkaisevia vaiheita, kuten suuren raportin valmistuminen tai tavaroiden toimitus asiakkaalle. Vaikka projektivaiheen tulos vaatii tyypillisesti paljon työtä, virstanpylväs itsessään ei vaivaa. Pikemminkin projektinhallinnan virstanpylväs on mittauspiste työprosessissa. Välitavoitteita suunnitellaan usein alkuvaiheissa tarkastuspisteiksi, mutta ne eivät ainoastaan merkitse projektin aikataulua tai vaihetta vaan myös sen suuntaa.
Esimerkiksi edellä olevissa esimerkeissä, joissa virstanpylväs on valmis raportti tai asiakkaan toimitus, projektipäällikkö on saattanut suunnitella muutoksen suuntaan, jonka seuraavan vaiheen tulisi perustua näihin tuloksiin. Jos raportista puuttuu jotain tärkeää, on tehtävä päätös siitä, kuka työntekijä olisi vastuussa virheen nopeasta korjaamisesta. Jos asiakas ei ole tyytyväinen toimitettuun tuotteeseen, myyntiedustajan on keskusteltava ja korjattava ongelma. Tällaiset projektinhallinnan virstanpylväät muuttavat prosessin suuntaa siten, että otetaan huomioon uudet päätökset, jotka on tehty tarvittavien tavoitteiden saavuttamiseksi.
Jos projektinhallinnan virstanpylvästä käytetään vain tarkistuspisteenä eikä sitä suunnitella mahdollisena tarvittavana suunnanmuutoksena, pieni ongelma matkan varrella voi vaikuttaa lopulliseen tavoitteeseen. Jos vain projektinhallinnan virstanpylväät tarkistetaan, pienemmät yksityiskohdat voivat jäädä aluksi huomaamatta ja saada kaikki näyttämään olevan edelleen ajallaan, vaikka todellisuudessa se ei olisi. Esimerkiksi rakennushankkeessa materiaalien toimitushetkeä voidaan pitää yhtenä tärkeimmistä projektinhallinnan virstanpylväistä. Jos se jätetään siihen, tarkistetaan luettelosta varmistamatta, että kaikki on valmiina rakentamisen ajoissa, nämä tiedot voivat aiheuttaa suuren ongelman.
Alkuperäisessä hankesuunnitelmassa, jos tämän tyyppisellä virstanpylväällä on myös tarkistuspiste, aikataulu, puuttuvat ongelmat ovat paljon epätodennäköisempiä. Tämä tekee projektinhallinnan virstanpylväistä paljon tärkeämpää kuin vain mittauksen, mutta myös arvokkaan suunnittelutyökalun. Ongelmien selvittäminen nopeasti ja suunnan muuttaminen niiden hoitamiseksi nopeasti voi pitää projektin oikealla tiellä häiritsemättä koko suunnitelmaa tai aikataulua.