Tietokoneistetut sairauskertomukset ovat digitaalisia vastineita potilaiden potilastiedoille, joita säilytetään terveydenhuollon toimistojen paperitiedostoissa ja kansioissa. Ne ovat pohjimmiltaan sähköinen versio samoista sairauskertomuksista. Monissa tapauksissa, kun terveydenhuollon ammattilainen haluaa investoida tietokoneistettuihin asiakirjoihin, paperiset potilastiedot skannataan ja syötetään potilaskertomusjärjestelmään.
Sen sijaan, että potilastiedot dokumentoidaan paperille ja luodaan tarve arkistointiin ja ylimääräiseen tilaan, sähköiset potilastiedot tallennetaan tietokonepalvelimelle. Toisin kuin perinteiset kollegansa, tietokonepohjaiset potilastiedot ovat käytettävissä nopeasti ja tehokkaasti, jolloin työntekijöiden ei tarvitse etsiä tietoja fyysisesti toimistosta. Tämä puolestaan säästää lääketieteellisten käytäntöjen rahaa, koska työntekijöiden ei enää odoteta menettävän aikaa asiakirjojen haussa. Potilastietojen etsiminen ja palauttaminen on yhtä helppoa kuin näppäimistöllä kirjoittaminen ja hiiren painikkeiden napsauttaminen.
Ammattilaisille tietokoneistettujen potilastietojen hyödyistä on lukuisia etuja. Sen lisäksi, että digitaaliset tietueet auttavat säästämään aikaa ja rahaa, ne auttavat lääkäreitä palvelemaan paremmin potilasta, koska potilaiden ei enää tarvitse odottaa tarpeettomasti, kun työntekijä etsii tiedostoja. Tietueet voidaan arkistoida ristiin ja viitata niihin useiden tekijöiden mukaan. Digitaaliset tietueet voivat välittömästi laajentaa toimistoa ja tarjota turvallisemman sijainnin tiedostoille, joita fyysisesti suojataan vain lukolla.
On myös useita henkilökohtaisia etuja, joita potilaat voivat kokea, jos terveydenhuollon tarjoajat toteuttavat tietokoneistetun lääketieteellisen kirjanpidon. Esimerkiksi digitaaliset potilastiedot ovat helposti saatavilla hätätilanteissa. Tietueet voidaan päivittää nopeasti potilaille, joilla on vakavia, eteneviä tai kroonisia sairauksia. Digitaalisia tietueita omaavien ihmisten ei tarvitse huolehtia turvattomista varastointipaikoista tai tietueiden katoamisesta varkauksien, onnettomuuksien tai luonnonkatastrofien vuoksi. Potilaat voivat myös valita, kuka voi käyttää tiedostojaan ja mihin tarkoituksiin.
Vaikka tietokoneistettuja lääketieteellisiä tietoja voidaan kutsua yksittäisiksi “tiedostoiksi” tai “kansioiksi”, tämän menetelmän käytön tavoite ja todellinen tarkoitus on resurssi, joka on tarkoitettu täydellisten ja tarkkojen tietojen tallentamiseen potilaasta. Teoriassa jokaisella potilaalla on koko historiansa kehittyneessä ja turvallisessa tietokonepohjaisessa lääketieteellisessä rekisterijärjestelmässä. Kaikentyyppisillä terveydenhuollon työntekijöillä olisi pääsy samoihin potilastietoihin, mikä helpottaisi heidän työtään ja heidän potilaansa saisivat todennäköisemmin asianmukaista hoitoa.