Transkription symbolit ovat tekstimerkkejä, joita käytetään lisätietojen antamiseen kirjallisesta käsikirjoituksesta tai tallennetusta materiaalista. Maailmassa on käytössä useita erilaisia järjestelmiä. Transkriptionistit valitsevat tyypillisesti yhden järjestelmän ja käyttävät sitä johdonmukaisesti, mutta jos he käsittelevät täysin erilaisia materiaaleja asiakkaille, heidän on ehkä opittava useita järjestelmiä. Nämä symbolit käyttävät yleisiä välimerkkejä monin eri tavoin luodakseen kontekstia transkriptoidussa tekstissä.
Suorassa transkriptissa asiakirjan tulisi tunnistaa puhujat ja heidän sanomansa. Numeroriveille on yhteistä, jotta niihin on helpompi viitata. Transkription symbolit lisäävät tietoja taukoista, päällekkäisistä puheista ja äänistä, jotka eivät ole sanoja. Dokumentaatioon voidaan merkitä haisteluita, huokauksia ja naurua standardisymboleilla, jotta ne ovat helposti ymmärrettäviä. Näiden symbolien käytön ja lukemisen oppiminen voi viedä aikaa.
Tekstirivit voivat sisältää transkription symboleita, joiden avulla voidaan huomata, että joku puhui äänekkäästi tai pehmeästi ja jossa painotettiin eri sanoja. Toiminnot voidaan kuvata suluissa tai kursiivilla, kuten (haistaa) tai haistaa. Tauot voidaan myös tallentaa pisteillä (… ..) tai suluilla, joissa ilmoitetaan tauon ajoitus, kuten (2.3) ilmaisemaan 2.3 sekunnin tauko. Päällekkäinen puhe tallennetaan yleensä hakasulkeilla [], ja = -merkkiä voidaan käyttää osoittamaan, että joku katkaistiin.
Kaikki transkriptiot eivät vaadi näin yksityiskohtaisia merkintöjä. Ne voivat olla erityisen hyödyllisiä valmisteltaessa transkriptioita hoitojaksoista ja potilaiden saantia koskevista haastatteluista. Psykiatri saattaa haluta kiinnittää erityistä huomiota fyysisiin aktiviteetteihin ja puhetapoihin istunnoissa, koska ne voivat antaa tärkeitä vihjeitä hoitoon. Pehmeä ääni voi esimerkiksi osoittaa haluttomuutta keskustella tietystä aiheesta, kun taas kova puhe voi tapahtua, kun asiakkaat ovat järkyttyneitä tai kiihtyneitä. Transkription symbolit tallentavat tapahtumia yksityiskohtaisesti myös muistin häipymisen jälkeen.
Transkription symbolien käyttö voi olla hyödyllistä myös oikeudenkäynneissä. Tuomioistuimen transkription kirjoittajat on yleisesti koulutettu toistamaan kaikki kuulemansa uskollisesti ja äärimmäisen yksityiskohtaisesti. Jos oikeudenkäynnistä herää kysymyksiä, voi olla tärkeää tietää tarkalleen, mitä tapahtui ja miten. Jos esimerkiksi asianajaja katkaisi puheen puhuessaan, tämä saattaa tarkoittaa, että valamiehistö ei kuullut keskeistä tietoa. Samoin sanalliset punkit voivat osoittaa, että todistaja ei puhunut totuudenmukaisesti, ja tämä olisi tärkeää saada muistiin, jos todistaja haastetaan myöhemmin.