Henkilöstökulut ovat työnantajalle suoritettaviin tehtäviin liittyviä kustannuksia. Työnantajat määrittävät yleensä luettelon hyväksyttävistä kuluista, joista he ovat valmiita korvaamaan työntekijöilleen. Tällainen luettelo voi sisältää liikematkoihin, aterioihin, majoitukseen, puheluihin, Internetiin ja toimistotarvikkeisiin liittyviä kuluja. Jotkut työnantajat myöntävät yrityksen luottokortteja tällaisista kuluista, kun taas toiset odottavat työntekijöiden kattavan kulut ja vaativan korvausta.
Sallitut henkilöstökulut vaihtelevat yleensä työnantajan mukaan. Useimmilla yrityksillä ja organisaatioilla on selkeä luettelo sallituista kuluista. Yksi yritys saattaa kattaa työntekijän matkapuhelinlaskun, jos suurin osa hänen puheluistaan liittyy liiketoimintaan. Toinen yritys saattaa kieltää matkapuhelinkustannukset ja edellyttää, että työntekijät soittavat kaikki yrityspuhelut yrityksen toimistosta.
Yritysten yleisesti kattamat henkilöstökulut liittyvät työmatkoihin, työaterioihin ja toimistotarvikkeisiin. Lailliset kulut voivat sisältää lentoliput kansalliselle liiketapaamiselle, ravintolalaskun potentiaalisen asiakkaan tapaamisesta tai tulostuskasetin, joka tarvitaan yrityksen oppaiden tulostamiseen. Kulujen on kaikissa tapauksissa oltava kohtuullisia ja liitettävä työn ja yrityksen tavoitteiden edistämiseen.
Kotona työskentelevillä työntekijöillä voi olla ylimääräisiä henkilöstökuluja. Kun työntekijät tekevät etätyötä, työnantajat säästävät toimistotilojen ja apuohjelmien kustannuksia. Näissä tapauksissa työnantajat korvaavat usein lisäkustannuksia. Esimerkkejä etätyöhön liittyvistä kuluista voivat olla Internet-, tietokone- ja tulostinkustannukset sekä puhelinlaskut. Työnantajat saattavat vaatia, että työntekijät rajoittavat näiden palvelujen ja kohteiden käytön vain yrityskäyttöön.
Työnantajat yleensä odottavat työntekijöiden seuraavan omia henkilöstökulujaan yritysympäristön ulkopuolella. Ne tarjoavat yleensä kululomakkeita, jotka on täytettävä ja toimitettava tietyn maksuaikataulun mukaisesti. Useimmissa tapauksissa alkuperäiset kuitit on toimitettava kululomakkeiden mukana, jotta voidaan toimittaa varmuuskopio asiakirjoista aiheutuneista kustannuksista. Työntekijöiden kulujen korvaaminen ei ole verotettavaa ja se maksetaan yleensä erikseen palkanlaskusta.
Joissakin tapauksissa työntekijöiden kululomakkeen täyttäminen vaatii laajaa yksityiskohtaa ja huomiota. Jos kulut jakautuvat liike- ja henkilökohtaiseen käyttöön, jotkut työnantajat vaativat tarkan kirjanpidon. Työntekijä voi esimerkiksi vuokrata auton työmatkalla ollessaan ja ajaa autoa liikekäyttöön viikon ajan ja viettää muutaman ylimääräisen päivän auton käyttämisessä vain perheen vierailulle. Hän saattaa joutua vähentämään henkilökohtaiset päivät autonvuokralaskusta, kun se lähettää korvauksen.