Työntekijöiden palkanlaskennalla tarkoitetaan varoja, jotka työnantaja pidättää työntekijän palkalta. Jotkut näistä ovat vapaaehtoisia vähennyksiä, kuten varat, jotka on pidätetty sairausvakuutuksista tai eläkerahastojen maksuista. Laki voi vaatia muita vähennyksiä palkanlaskennasta riippuen maasta, jossa henkilö asuu. Vähennykset esimerkiksi valtion verojen maksamiseen tai tiettyihin ohjelmiin osallistumiseen voidaan automaattisesti poistaa palkasta. Työntekijä voi joissakin tapauksissa muuttaa näiden vähennysten määrää; Esimerkiksi yksi henkilö voi halutessaan saada pidätyksen vähemmän kuin naimisissa oleva henkilö.
Vapaaehtoiset palkanvähennykset on suunniteltu suurelta osin helpottamaan työntekijöiden tiettyjen kulujen maksamista tai säästämistä eläkkeelle, ja he tarjoavat usein myös veroetuja. Tämä tapahtuu, kun palkanlaskennan vähennykset tehdään ennen veroja, koska tämä estää yksilöä joutumasta maksamaan tuloveroa tästä rahasta. Yleisimpiä vapaaehtoisia palkanvähennyksiä ovat ryhmäsairausvakuutukset sekä henkivakuutukset, jos yritys niitä tarjoaa. Osamaksut eläketileille, terveyssäästötileille tai investointisuunnitelmille – esimerkiksi yrityksen osakkeiden ostamiseksi – ovat myös yleisiä.
Työntekijän palkkaerä osoittaa näiden vapaaehtoisten palkanlaskennan vähennysten määrän, jotta hän voi tarkistaa, että summat ovat oikein. Tyypillisesti työntekijä voi tehdä muutoksia näihin vähennyksiin halutessaan, vaikka jotkut yritykset sallivat vakuutusmuutokset vain kerran vuodessa avoimen ilmoittautumisen aikana. Ainoat poikkeukset tähän avoimeen ilmoittautumisaikaan ovat silloin, kun tapahtuu suuri elämänmuutos, kuten avioliitto, avioero tai vauvan syntymä.
Pakolliset työntekijän palkanlaskennan vähennykset sisältyvät usein myös palkoihin, koska työnantaja pidättää tietyt verot ja palkkiot ja maksaa ne sitten hallitukselle työntekijän puolesta. Tämä voi sisältää osan tuloverosta sekä tarvittaessa valtion veroja sekä maksuja tiettyihin sosiaaliohjelmiin, kuten valtion tukemiin sairausvakuutuksiin tai eläkejärjestelyihin. Pidätettyjen verojen määrää voidaan joissakin tapauksissa mukauttaa yksilön siviilisäädyn perusteella. Muut pakolliset palkanlaskennan vähennykset voivat olla yrityskohtaisia; jos esimerkiksi yrityksen työntekijät osallistuvat ammattiliittoon tai heidän on maksettava palkkioita tietyistä eduista, kuten univormuista, nämä varat voidaan automaattisesti nostaa palkasta.