Yhteensopivat asiakirjat noudattavat remburssiin liittyviä ehtoja ja antavat pankin vapauttaa maksun myyjälle ostajan puolesta. Luottokirjeitä käytetään kaupoissa, erityisesti kansainvälisesti, helpottamaan varojen liikkumista ja tarjoamaan jonkin verran suojaa molemmille osapuolille. Ehtojen mukaan, kun myyjä toimittaa tavaran ostajalle ja valmistelee asiakirjat, se voidaan esittää pankille maksua varten. Pankki tutkii nämä asiakirjat määrittääkseen, ovatko ne yhteensopivia, ja julkaisee maksun.
Tämä prosessi alkaa ostajan ja myyjän välisellä sopimuksella, joka sisältää yksityiskohtaisen kuvauksen myydyistä tavaroista. Tätä käytetään remburssin luomisessa, joten pankilla on jotain verrattavaa myyjän esittämiin asiakirjoihin. Kun asiakirjat kootaan, niiden on oltava täydellisiä ja niiden on vastattava ostajan pankille antamaa tilauksen kuvausta. Erimielisyydet voivat johtaa hylkäämiseen eikä maksua myyjälle.
Pankit ovat yleensä erittäin varovaisia asiakirjoja tutkiessaan, koska ne haluavat antaa ostajalle takuun siitä, että maksua ei suoriteta virheellisestä lähetyksestä. Tämä voi joskus johtaa hylkäämiseen suhteellisen vähäisistä syistä. Esimerkiksi tekstiilitilaus voi kuvata kankaalle värin “lohi” pankille lähetetyissä asiakirjoissa, kun taas myyjä kuvailee sitä “vaaleanpunaiseksi”. Pankki voi päättää, että tilaus ei ole enää yhteensopiva, ja se pidättää maksun.
Ennen kuin myyjät lähettävät tietopaketin pankille, he voivat tarkistaa mahdolliset ristiriidat, joiden vuoksi pankki voi hylätä maksun. Vaatimustenmukaisten asiakirjojen on kuvattava lähetys tarkasti ja oikein ilman väärennöksiä. Myyjät voivat tutustua alkuperäiseen myyntisopimukseen varmistaakseen, että he toimittavat ostajan pyytämät tuotteet, ja tarkistaa, onko pieniä vaihtoehtoja, jotka voivat aiheuttaa ongelmia maksujen käsittelyssä. Jos pankki päättää, että myyjä ei toimittanut vaatimustenmukaisia asiakirjoja, tapahtuma on käsiteltävä uudelleen.
Termiä ”yhteensopivat asiakirjat” käytetään myös useilla muilla tavoilla. Matkustajien on säilytettävä esimerkiksi rajat ylittävät asiakirjat, joilla on kaikki tarvittavat ominaisuudet tullitarkastuksen läpäisemiseksi. Näitä voivat olla selkeä valokuva, yksityiskohtaiset väestötiedot ja asianmukaiset leimat ja suositukset. Asiakirjat saattavat joutua noudattamaan myös viraston vahvistamia koodeja ja protokollia, jotta ne voidaan hyväksyä esimerkiksi avustuksen hakemiseen.