Ylläpitokustannukset ovat ylläpitokustannuksia, jotka liittyvät omaisuuden toimivuuteen. Jos nämä kulut aiheutuvat osana liiketoimintaa tai vuokra -asunnon hoitoa, ne voidaan vähentää verotusta varten niin kauan kuin huolellinen kirjanpito pidetään. Nämä eroavat korjauksista ja investoinneista: ikkunan rungon maalaus on huolto; rikkoutuneen ikkunan vaihtaminen on korjaus; ja uuden ikkunan asentaminen paikkaan, jossa sitä ei ollut aiemmin, on investointi, joka on suunniteltu kiinteistön parantamiseen. Kustannustyyppien erottaminen on tärkeää tarkan taloudellisen kirjanpidon kannalta.
Rakenteiden, laitteiden ja ajoneuvojen kaltaiset hyödykkeet tarvitsevat kunnossapitoa toimiakseen oikein. Tämä on osa kustannuksia, jotka aiheutuvat näiden varojen käytöstä liiketoiminnassa; esimerkiksi vuokra -asunto on pidettävä hyvässä kunnossa, jotta sitä voidaan edelleen vuokrata. Kuten muutkin pätevät yrityskulut, myös ylläpitokustannukset saavat erityistä verokohtelua tunnustuksena siitä, että osa liiketoiminnasta saaduista voitoista on siirrettävä takaisin ylläpitoon liiketoiminnan ylläpitämiseksi.
Nämä kustannukset sisältävät kaiken, mikä pitää omaisuuden toiminnassa tai korjaa sen huononemisen. Esimerkkejä ylläpitokuluista ovat esimerkiksi autojen öljynvaihto, asuntojen maalaaminen ja laitteiden viritys varmistaakseen, että ne toimivat oikein. Kulumisen käsitteleminen on myös huoltoa, ellei omaisuus ole aktiivisesti vaurioitunut, jolloin siitä tulee korjaus. Esimerkiksi vuokranantaja voi viimeistellä lattiat vuokralaisten välillä pitääkseen ne hyvässä kunnossa ja käyttämällä huoltoa varmistaakseen, että lattiat pysyvät käyttökelpoisina. Jos vuokralainen lävistää reikiä lattiaan tai leikkaa lattialaudat, ne on korjattava.
Ylläpitokustannuksia koskevia asiakirjoja voidaan käyttää niiden todistamiseen verotuksessa, jos ne vähentävät verotettavaa tuloa. Veroilmoituksessa on rivi niiden ilmoittamiseksi yhdessä muiden liiketoiminnan kulujen kanssa. Kustannukset vähennetään yleensä veronmaksajien tuloista. Harvinaisissa tapauksissa ylläpitokulut voidaan laskea verohyvitykseksi; Esimerkiksi jotkut hallitukset antavat ihmisten laskea sääilmiön kulut energiatehokkuuden lisäämiseksi hyvityksenä suoraan kokonaisverolaskujen pienentämiseen.
On myös tärkeää ottaa huomioon ylläpitokustannusten rooli omaisuuserän kokonaiskustannuksissa. Esimerkiksi auton ylläpitokustannuksia ajatellen yrityksen on otettava huomioon ostohinta, rekisteröinti ja vakuutus sekä sen ylläpitokustannukset. Ne voivat olla ennakoitavissa kaavioiden ja kaavioiden avulla, joissa käsitellään rutiininomaisia ylläpitokustannuksia ja huoltotöitä, joita ihmiset voivat odottaa tekevän ajoneuvossa, kuten jakohihnan vaihto ja renkaan pyöriminen.