Lähes kaikissa yhteyksissä pääkirjanpitäjä on talousalan ammattilainen, joka työskentelee varmistaakseen, että yrityksen kirjat ovat tasapainossa ja että kaikki kulut ja luotot kirjataan oikein. Tietyt tehtävät voivat vaihdella merkittävästi organisaatiosta toiseen. Joissakin asetuksissa pääkirjanpitäjä on lähtötason työntekijä, jonka tehtävänä on järjestää perustiedot paperityöstä ja suorittaa rutiininomainen faktantarkistus ennen raporttien välittämistä vanhemmille kirjanpitäjille. Pääkirjanpitäjillä voi myös olla paljon ylempi rooli, mutta he usein valvovat ja valvovat tavanomaisia toimintamenettelyjä.
Ilmausta ”pääkirja” käytetään yleensä liiketoiminnassa viittaamaan yrityksen päivittäiseen kirjanpitoon. Ennen tietokantateknologian tuloa pääkirjat pidettiin paperilla, usein tietyissä kirjanpitokirjoissa. Luottotiedot olivat toisella puolella ja veloitukset toisella puolella. Osastot olivat yleensä velvollisia kirjaamaan tapahtumansa pääkirjakirjaan päivittäin, minkä pääkirjanpitäjä tarkisti ja sovitti.
Vaikka pääkirjat ovat nyt harvinaisia, kulujen säännöllinen seurantaprosessi on kaikkialla läsnä. Suurin osa ajasta tapahtuu verkossa tai erikoistuneiden kirjanpito -ohjelmien kautta. Jotkut näistä ohjelmista kokoavat automaattisesti merkintöjä eri toimistoihin ja osastoihin, ja monet tuottavat täsmäytysraportteja ja yhteenvetoja melko helposti. Yleensä kuitenkin tarvitaan edelleen ihmisten valvontaa. Tämä tulee useimmiten pääkirjanpitäjän henkilöön.
Useimmissa yrityksissä kirjanpitäjä on vastuussa talouden seurantaohjelmiston käyttöönotosta ja seurannasta. Hänen on yleensä opetettava työntekijöitä käyttämään järjestelmää ja valvottava säännöllisesti, rehellisesti. Kirjanpitäjä tekee yleensä satunnaisia tarkastuksia ja seuraa eroja päivittäin tai vuosittain.
Kirjanpito on tärkeä osa yritysrahoitusta, mutta se ei suinkaan ole täydellinen kuva. Pääkirjanpitokäytännön on yleensä yhdistettävä suurempiin yrityskauppoihin, mukaan lukien sulautumiset, yritysostot, voitot ja korkean tason myynti. Myös veronlaskenta ja suunnittelu tulevat mukaan.
Suurimman osan ajasta pääkirjanpitäjän tehtävänkuvaus sisältää laajan vuorovaikutuksen muiden kirjanpitäjien kanssa. Hänen on edustettava päivittäisiä taloustoimia ja pieniä rahakuluja ja varmistettava, että ne otetaan asianmukaisesti huomioon talousarviossa ja yleisessä taloustilanteessa. Joissakin yrityksissä, erityisesti pienissä, pääkirjanpitäjä hoitaa nämä kulut yksin. Pääkirjanpitäjän kirjanpitäjän tehtävät ovat yleensä enemmän lähtötason tehtäviä, koska niiden kanssa käytettävät tiedot ovat suhteellisen yksinkertaisia. Suuremmissa monikansallisissa olosuhteissa he voivat kuitenkin valvoa monia divisioona-alan ammattilaisia ja heitä voidaan pitää ylempinä työntekijöinä.
Riippumatta tehtäviensä laajuudesta tai heidän palvelussuhteestaan organisaatiossa pääkirjanpitäjiä pidetään lähes aina samalla tasolla kuin muita kirjanpitäjiä. Kirjanpitäjän erityisvaatimukset vaihtelevat kontekstin mukaan, mutta sisältävät aina kirjanpidon perustutkinnon ja sisältävät yleensä asiaankuuluvat paikalliset sertifikaatit ja lisenssit. Monet kirjanpitäjät käyttävät taitojaan päästäkseen ylempiin tehtäviin ajan myötä.