Palkanlaskennan ulkoistaminen on liiketoimintakäytäntö, joka sisältää sopimuksen yrityspalvelun kanssa kaikkien yrityksen palkkahallintoon liittyvien toimintojen hoitamiseksi. Ulkoistamispalvelun avulla voit hallita palkanlaskentaprosessia ilman suurta palkkahallintoa. Palkanlaskentapalvelujen tarjoajat hallinnoivat erilaisia toimintoja, kuten palkanlaskentaa, verojen pidättämistä, pidätettyjen varojen jakamista asianomaisille valtion virastoille ja nettopalkan suoraa talletusta työntekijöiden pankkitileille.
On monia syitä, miksi yritys voi valita palkkahallinnon ulkoistamisvaihtoehdon. Yleisin on säästää aikaa ja rahaa palkanlaskentaan liittyvien taloudellisten tehtävien hoitamisessa. Sopimuksella ulkopuolisen toimittajan kanssa voit rajoittaa palkkajoukon yhteen tai kahteen henkilöön yrityksen sisällä. Usein näillä kahdella nimetyllä henkilöllä on oikeus toimittaa perustietoja palkkahallinnolle, joka sitten käsittelee loput tiedot. Tämän seurauksena kenenkään ei tarvitse käyttää suurinta osaa työviikosta tuntipalkkojen, verojen laskemiseen ja erilaisten ennakonpidätyskysymysten käsittelyyn.
Koska useimmat palkanlaskentapalvelut tarjoavat mahdollisuuden leikata sekkejä tai suoria talletuksia, jokainen työntekijä voi valita haluamansa muodon. Kun sekit valitaan, ne lähetetään yleensä kuriirin välityksellä asiakkaalle, joka jakaa ne sitten työntekijöille. Tilanteissa, joissa suora talletusvaihtoehto on valittu, työntekijät huomaavat usein, että rahat hyvitetään heidän tililleen illalla ennen varsinaista maksupäivää tai tavanomaisen maksupäivän alussa.
Toinen etu palkanlaskennan ulkoistamispalvelun käytöstä on se, että työnantajan ei tarvitse pysyä mukana muutoksissa asetuksissa, jotka vaikuttavat verojen laskentaan. Koska ulkoistamispalvelu päivittää jatkuvasti tietojaan vastaamaan voimassa olevia lakeja, työnantajan ei tarvitse koskaan huolehtia myöhästymismaksujen ja muiden seuraamusten maksamisesta, koska maksettavat verot on laskettu väärin. Pelkästään tämä etu voi säästää suurelle yritykselle huomattavan määrän rahaa vuoden aikana.
Palkanlaskennan ulkoistaminen estää myös työnantajan joutumasta kohtaamaan teknologiaongelmia. Koska palkanlaskenta käsitellään muualla kuin paikassa, ei ole koskaan tarvetta päivittää palkanlaskentaohjelmistoa tai käyttää aikaa ja rahaa ohjelma- tai laitteistohäiriöihin tai mihin tahansa järjestelmäongelmaan, joka voi ilmetä ja hidastaa palkanlaskentaprosessia. Tämän seurauksena työntekijät saavat johdonmukaisesti ajallaan palkkaa ja ovat tyytyväisiä.
Vaikka palkanlaskennan ulkoistaminen merkitsee säännöllisesti jonkin muun liiketoimintakulun syntymistä, pienetkin yritykset huomaavat usein, että tällaisen palvelun käyttäminen säästää aikaa ja rahaa joka kuukausi. Useimmat ulkoistustoimittajat tarjoavat useita erilaisia palkkalaskelmia, jotka ovat todennäköisesti ihanteellisia erikokoisille yrityksille. Mukavuuden kannalta palkanlaskennan pitäminen ajan tasalla ja pidätyksen pitäminen paikkansa palkkahallinnon ulkoistamispalvelun kanssa on järkevää.