Palkanlaskentaharjoittelijat ovat lähtötason työntekijöitä, jotka saavat työharjoittelua ennen siirtymistä pysyviin palkanlaskijan virkoihin. Palkattu harjoittelija, kuten vakiintunut virkailija, käsittelee palkanmaksut ja tekee tarvittavat vähennykset verojen ja muiden kulujen kattamiseksi. Harjoittelijat työskentelevät yleensä kokeneiden virkailijoiden tai osastojen johtajien suorassa valvonnassa.
Tyypillisesti palkkahallinnon harjoittelijan on oltava valmistunut lukiosta, mutta useimmat yritykset eivät odota harjoittelijoilta korkeakoulututkintoa, koska virkailijan tehtävät ovat yleensä lähtötason tehtäviä. Harjoittelijoille näytetään, kuinka lukea työntekijöiden aikakortteja, jotka sisältävät tietoja, kuten työntekijän työskentelyajat. Joidenkin maiden työlainsäädäntö vaatii työnantajia maksamaan ylimääräistä rahaa tai ylitöitä työntekijöille, joiden viikkotyöaika ylittää tietyt maksimirajat. Yritykset käyttävät palkkakoodeja erottaakseen säännöllisen työajan yliajasta, lomasta ja sairaslomasta. Ensimmäisen perehdyttämisjakson aikana harjoittelijoille opetetaan erilaisia palkkakoodeja ja tietojen syöttämistä palkkajärjestelmiin ja ohjelmistoihin.
Monissa maissa työnantajien on pidätettävä verot työntekijän palkasta, ja palkanlaskijat ja harjoittelijat ovat vastuussa näiden pakollisten pidätysten laskemisesta. Virkailijat laskevat työntekijöiden vuosipalkan ja määrittävät verokantojen avulla kunkin työntekijän maksettavan veron määrän. Siksi palkkahallinnon harjoittelijalla on oltava hyvät matemaattiset taidot ja tarkka yksityiskohdat. Lisäksi joidenkin maiden työntekijät voivat tehdä ennen veroja maksuja eläke- ja terveydenhoitotileille, jolloin virkailijoiden ja harjoittelijoiden on vähennettävä rahaa palkoista ja tehtävä järjestelyt rahan tallentamiseksi asianmukaisille tileille.
Joskus osastojen johtajat ja työntekijät tekevät virheitä syöttäessään palkkatietoja ja palkkahallinnon harjoittelijan on tarkistettava aikakorttien oikeellisuus ennen maksujen käsittelyä. Harjoittelijoiden on usein otettava yhteyttä työntekijöihin ratkaistakseen tällaisiin virheisiin liittyvät asiat, mikä tarkoittaa, että harjoittelijoilla on oltava hyvät hallinto- ja henkilökohtaiset taidot. Monien maiden lait vaativat työnantajia pitämään palkkatiedot arkistossa useiden vuosien ajan, ja harjoittelijoiden tehtävänä on usein arkistoida palkkalaskelmat.
Päivittäin palkkahallinnon harjoittelija vastaa samoista tehtävistä ja velvollisuuksista kuin palkkahallinnon vakituinen työntekijä. Vaikka palkanlaskijat ovat yleensä vastuussa omasta työstään, esimies valvoo yleensä palkanlaskentaharjoittelijan työtä ennen palkkamaksujen käsittelyä. Lisäksi harjoittelijoiden on usein suoritettava testinsä työnsä eri osa -alueista, ennen kuin he voivat aloittaa monimutkaisempien tehtävien hoitamisen. Harjoittelijat, jotka tekevät vähäisiä virheitä, voivat lopulta työskennellä ilman suoraa valvontaa. Kun tämä tapahtuu, koulutusprosessi tyypillisesti päättyy ja harjoittelijoista tulee täysivaltaisia palkanlaskijoita.