Palkkakoordinaattori hallinnoi työntekijöiden korvausjärjestelmää ja työverojen maksamista. Tämä sisältää tavanomaisesta palkasta tehdyn käsittelyajan, mutta voi sisältää myös korvausten hallinnoinnin, maksettavien etujen laskemisen sekä bonusten ja muiden kertaluonteisten shekkien käsittelyn. Koordinaattorin tehtävän todellinen laajuus riippuu yrityksen organisaatiorakenteesta. Suuret yritykset, joilla on monipuoliset kirjanpito -osastot, määrittävät tyypillisesti palkkahallinnon koordinaattorin tiukasti käsittelytehtäviin. Pienet yritykset, joilla ei ole omaa kirjanpitoa tai henkilöstöä, todennäköisesti odottavat koordinaattorin tekevän kaiken tarvittavan työntekijöiden palkkaamiseksi ja etujen seuraamiseksi.
Yksi monimutkaisimmista liiketoiminnan osista on palkanlaskenta. Tehtävää säännellään tarkasti monesta suunnasta. Lain mukaan työnantajien on maksettava työntekijöille aikataulun mukaisesti sovittu määrä ja maksettava ylityöt asianmukaisesti. Yritykset ovat myös lain mukaan velvollisia maksamaan asianmukaisia työveroja paikallis- ja aluehallituksille. Lisäksi veroviranomaiset vaativat yrityksiä säilyttämään todisteet työntekijöiden työajasta, jos hallitus tarkastaa liiketoiminnan kulut.
Nämä mahdolliset oikeudelliset vastuut tekevät palkanlaskennasta elintärkeän liiketoiminnan. Palkkakoordinaattori on asiantuntija, joka palkataan nimenomaan hallitsemaan työntekijöiden palkkaprosessia vakiintuneen aikataulun mukaisesti. Tämä sisältää aikataulujen keräämisen, tarkistamisen ja arkistoinnin, ajanraportointiprosessin paikkansapitävyyden tarkistamisen ja sen varmistamisen, että asianmukaiset valtuutukset ovat voimassa säännöllisen palkan ja ylityön maksamiseen. Viime kädessä koordinaattori on vastuussa pakkausmaksusta ja sen toimittamisesta työntekijöille. Sekkien leikkaaminen ja sähköisten talletuksien järjestäminen työntekijöiden pankkitileille ovat tyypillisiä tapoja palkanlaskennassa.
Vaikka yritys on pieni ja sillä on rajallinen määrä työntekijöitä, palkkahallinnon koordinaattori voi usein hallita palkanlaskentaprosessia käsin. Aikalaskelmat tallennetaan talouslaskentataulukkoon, tarkastukset suoritetaan yrityksen sisällä ja verot suoritetaan suoraan verotustoimiston tilillä. Heti kun yritys saavuttaa tietyn kapasiteetin, palkanlaskentaa on mahdotonta hallita tällä tavalla. Seuraavan tason palkanlaskentakoordinaattori on vastuussa jonkinlaisen palkanlaskentaohjelmiston käyttämisestä tai työskentelystä palkanlaskentayrityksen kanssa. Tehtävät ovat periaatteessa samat, paitsi että koko järjestelmä on tietokoneistettu.
Työvoiman määrän kasvaessa myös palkanlaskennan tarpeet laajenevat. Yrityksen toimintarakenteesta riippuen palkkahallinnon koordinaattorin voidaan odottaa pitävän kirjanpitoa työntekijöille maksettavista eduista, kuten kertyneistä maksuista eläkejärjestelmään. Hänen tehtävänään voi olla kulujen korvaamisen seuranta ja toteuttaminen sekä työntekijöiden palkka- ja muita kysymyksiä koskevien kysymysten käsittely. Koordinaattori työskentelee kirjanpito- ja henkilöstöhenkilöstön kanssa näiden oheistehtävien suorittamiseksi tai toimii joskus näillä osastoilla omistautuneen henkilöstön sijasta olosuhteista riippuen.