Passitoimisto on valtion virasto, joka hyväksyy ja käsittelee passihakemukset. Prosessi on hieman erilainen eri maissa, mutta yleensä säännöt ja niiden soveltaminen ovat samat. Passitoimistossa hakemus, henkilöllisyys ja maksut hyväksytään ja kaikki tarkistetaan myöhemmin. Noin kuuden viikon kuluttua passi postitetaan hakijan kotiin.
Passitoimiston päätarkoitus on hyväksyä hakemukset, asiakirjat ja käsittelymaksut. Menettelyt voivat vaihdella maittain ja jopa saman maan eri toimistojen välillä. Yhdysvalloissa on kahdenlaisia passitoimistoja, mukaan lukien alueelliset toimistot ja passien vastaanottotoimistot.
Alueelliset toimistot ovat suuria keskuksia, jotka sijaitsevat rajoitetussa paikassa eri puolilla Yhdysvaltoja ja jotka on suunniteltu tarjoamaan täydellisiä passipalveluja. Tämä sisältää paperityön varsinaisen käsittelyn. Ihmisten, jotka tarvitsevat passin alle kahdessa viikossa, joilla on epätavallisia tilanteita tai paperityön epäsäännöllisyyttä, tulisi mennä johonkin näistä toimistoista. Siellä henkilökunnalla on erityiskoulutusta ja resursseja, joiden avulla he voivat käsitellä monimutkaisia tilanteita.
Lisäksi maassa on tuhansia passeja hyväksyviä toimistoja. Nämä tilat yhdistetään muiden valtion virastojen, kuten kirjastojen ja postitoimistojen kanssa, nopeuttaakseen passin hakemista. Näissä jaetuissa toimistoissa tyypillinen tapa on, että hakija toimittaa kaikki paperit toimistossa olevalle henkilölle, joka on koulutettu vastaanottamaan passihakemusasiakirjoja. Tämäntyyppinen passitoimisto tekee yleensä vain asiakirjoja, tarkistaa ne vaadittujen asiakirjojen luettelon perusteella ja antaa kuitin hakijalle. Käsittely suoritetaan aluetoimistossa.
Alueellisessa passitoimistossa asiakirjat otetaan vastaan, hakemukset ja maksut hyväksytään, ja kaikki paperityöt tarkistetaan. Ihmiset, joilla on ongelmia paperityössä, voivat varata tapaamisen työntekijän kanssa, joka voi auttaa ratkaisemaan erilaisia ongelmia, kuten puuttuvia asiakirjoja tai epätyypillisiä asiakirjoja. Passitoimistossa tapaamisen aikana hakijaa avustetaan mahdollisten virheiden tai puutteiden korjaamisessa, jotka voivat estää passin myöntämisen. Joskus tämä vaatii hakijaa lähtemään ja palaamaan tiettyjen asiakirjojen kanssa, mutta usein passiagentti voi hoitaa ongelman paikan päällä.
Kun prosessin ensimmäinen osa on valmis, alueellisen passitoimiston henkilökunta tarkistaa asiakirjat varmistaakseen, että ne ovat täydelliset ja pätevät. Kun kaikki on päätetty olla kunnossa, passi myönnetään ja postitetaan hakijalle. Jotkin aluetoimistot voivat myös toimittaa passikortin välittömästi, jotta matkustaminen tietyissä maissa on mahdollista, ja sitä voidaan käyttää passin sijaan.