Jokaisen projektipäällikön päätyö on järjestää ihmisiä ja hallita erilaisia tehtäviä tietyn tavoitteen saavuttamiseksi. Mikä se tavoite tai “projekti” on, voi vaihdella suuresti. Joskus se on raportin julkaiseminen tai konferenssin järjestäminen; se voi olla myös rakennuksen valmistus tai uudistus tai sisustussuunnitelman toteuttaminen. Vaikka asetukset voivat olla hyvin erilaisia, esimiehillä on joitain yleisiä ominaisuuksia. Kaikki keskittyvät ihmisten hallintaan, ja edellyttävät laajaa näkemystä yksittäisistä tehtävistä, jotka on suoritettava tavoitteen saavuttamiseksi. Suuri osa projektipäällikön työstä sisältää yleisen toimintasuunnitelman asettamisen ja sen jälkeen varmistamisen, että kaikki osat ovat paikallaan, jotta suunnitelma voidaan nähdä loppuun asti.
Yleiset tavoitteet
Projektipäälliköt ovat pääasiassa johtajia, jotka järjestävät toimintaa tiettyyn suuntaan. Heille on yleensä annettu tehtäväksi suorittaa jotain erityistä, ja sitten he ovat saaneet henkilökunnan – jota usein kutsutaan “tiimiksi” – auttamaan tavoitteen saavuttamisessa. Johtajat aloittavat yleensä hajottamalla suuremman lopputavoitteen pienempiin osiin ja asettamalla sitten sisäiset määräajat kunkin osan suorittamiselle. Kalenterointi on tärkeä osa työtä, samoin kuin säännölliset henkilöstökatsaukset ja tarvittaessa keskustelut.
Monet projektijohtamisen asiantuntijat sanovat, että menestyäkseen johtajan on tasapainotettava neljä pääaluetta. Hänen on ymmärrettävä hankkeen laajuus. Johtajan on löydettävä oikeat ihmiset ja materiaalit ja käytettävä niitä tehokkaasti. Kaikki tehtävät on ajoitettava niin, että ne suoritetaan ajallaan. Projektipäällikön on myös varmistettava, että hanke toteutetaan sille varatun budjetin puitteissa.
Koordinoinnin merkitys
Yksi projektipäällikön työn tärkeimmistä osista on henkilöstön koordinointi. Johtajan on kyettävä luomaan tiimejä, jotka ovat tehokkaita ja motivoituneita tuottamaan jatkuvasti hyvää työtä. Kyky siirtää tehtäviä ja velvollisuuksia on välttämätöntä, ja johtajien on oltava valmiita toimimaan ja tekemään muutoksia, jos ilmenee ongelma tai viive.
Jotta projekti voidaan koordinoida onnistuneesti, johtajan on oltava tietoinen siitä, mitä kukin tiimin jäsen tekee ja noudattaako hän määräaikojaan vai ei. Monet projektipäälliköt käyttävät erityisiä ohjelmistoja auttaakseen heitä seuraamaan tätä. Tämän ohjelmiston avulla tiimin jäsenet voivat usein keskustella projektista keskenään, nähdä projektin tehtävälistat ja kuka vastaa tehtävistä sekä jakaa tiedostoja ja asiakirjoja. Sen avulla johtajat voivat myös nähdä, mitkä tehtävät ovat aikataulussa ja missä projektissa on budjetti. Tämäntyyppiset ohjelmistot ovat erityisen arvokkaita suurille projekteille ja tiimeille.
Toimistopohjaiset konseptiprojektit
Yrityksissä ja muissa toimistoissa suurin osa johtajan huomiota vaativista projekteista liittyy tutkimukseen ja kirjoittamiseen. Osakkeenomistajien raportit, merkittävät yhteenvedot havainnoista ja tieteellisten laboratorioiden tai voittoa tavoittelemattomien järjestöjen julkaisemat julkaisut ovat usein monimutkaisia pyrkimyksiä, jotka edellyttävät monia eri vaiheita siirtyäkseen “ideavaiheesta” loppuun. Näissä olosuhteissa projektipäälliköt toimivat yleensä tiedon koordinaattoreina varmistaen, että kaikki tarvittavat elementit tulevat yhteen oikealla tavalla.
Toimistoprojektit vaativat tyypillisesti paljon henkilökohtaista yhteistyötä, jonka projektipäällikkö yleensä järjestää. Hän seuraa, kuka tekee mitä, joko ajoittamalla haastatteluja tai seuraamalla edistymistä sähköisesti, yleensä tietokantojen tai digitaalisen viestinnän, kuten sähköpostin, kautta. Joukkueen johtajat ovat myös yleensä vastuussa lopputuotteen valmistelusta, joka sisältää oikoluvun ja viime hetken muutokset. Projektin onnistuminen tai epäonnistuminen on tyypillisesti johtajan harteilla, ja hänen on kyettävä perustelemaan kaikki valintansa yrityksen esimiehille.
Fyysisten projektien toteuttaminen
Usein on paljon helpompaa nähdä projektipäällikön päivittäinen toiminta, kun projekti on jotain konkreettista, kuten rakentaminen tai maisemointi. Näissä asetuksissa esimiehet toimivat yleensä sivuston johtajina ja varmistavat, että kaikilla tiimin jäsenillä on työ ja he ymmärtävät, mitä heidän on tarkoitus tehdä. Tällainen johtaja on yleensä vastuussa kaikkien tarvittavien työkalujen ja tarvikkeiden järjestämisestä, ja hänen on myös toimittava viestinnän välittäjänä niille ihmisille, jotka omistavat käsiteltävän maan tai rakennuksen, ja niille, jotka koordinoivat tehtävää. Tämä työ vaatii usein toimistopohjaisen suunnittelun ja todellisten vierailujen sekä koordinoinnin yhdistelmän.
Työn saamiseen tarvittavat taidot ja kokemus
Se vaatii yleensä paljon kokemusta projektipäällikön työpaikan saamiseksi. Suurimman osan ajasta johtajat valitaan organisaation sisältä – toisin sanoen heidät valitaan sen kokemuksen perusteella, joka todella tekee sellaista työtä, jota on hallittava ja koordinoitava. Paljon riippuu teollisuudesta ja kyseessä olevasta hankkeesta, mutta myös jatkokoulutus joko painopistealueella tai liiketoiminnassa tai henkilöstöhallinnossa voi olla hyödyllistä.
Monet ihmiset, jotka ovat kiinnostuneita ottamaan projektinjohtotehtäviä, ottavat luokkia sertifioidakseen. Ohjelmia tarjoavat useat eri koulut, vaikka Project Management Instituten Project Management Professional (PMP) -sertifikaattia kunnioitetaan laajalti. Yhä useammin yritykset, jotka palkkaavat ulkopuolisia projektipäälliköitä, mainitsevat nämä valtuudet nimenomaan työpaikkailmoituksissaan.